Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników

Dokumenty     dodano 2016-05-19
ocena

Prowadzenie akt osobowych pracowników to dokumentowanie przebiegu ich pracy w danej jednostce od momentu zatrudnienia aż do chwili rezygnacji z pracy. Od kadrowca wymaga ono systematyczności oraz znajomości przepisów (m. in. Kodeksu Pracy).

Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników

pixabay.com

Podstawowe zasady prowadzenia akt osobowych:

- zasada zachowania porządku chronologicznego - w praktyce oznacza to, że akta osobowe należy prowadzić systematycznie oraz na bieżąco. Dokumenty powinny być numerowane;

- na początku każdej części należy umieścić się ponumerowany spis dokumentów, odpowiadający znajdującym się w niej dokumentom;

- każdy pracownik powinien posiadać swoją teczkę personalną – może to być segregator lub specjalna teczka do akt osobowych;

- jeśli w teczce personalnej pracownika znajduje się skserowany dokument (np. zaświadczenie o ukończeniu kursu), to powinna się na nim znaleźć pieczęć „za potwierdzeniem ze zgodnością z oryginałem”. Pracownik swoim imieniem i nazwiskiem powinien potwierdzić odbiór dokumentu. Należy pamiętać, że w takiej sytuacji osoba prowadząca teczki osobowe zawsze powinna zobaczyć oryginalny dokument, a następnie zrobić jego kopię;

- zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem teczka osobowa pracownika składa się z trzech działów. W części A znajdują się w niej dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie. Część B stanowią dokumenty świadczące o nawiązaniu stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Ich długa lista została wymieniona w obowiązującym rozporządzeniu. Są to, m. in. zawarta na piśmie umowa o pracę, zakres czynności, zaświadczenia o ukończeniu szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, umowa o zakazie konkurencji, informacje o otrzymanych nagrodach czy karach porządkowych. Część C stanowią dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Są to, m. in. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z postępowaniem egzekucyjnym, umowę o zakazie konkurencji po zakończeniu stosunku pracy, jeżeli strony taką zawarły;

- warto zaznaczyć, że Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika nie zawiera zamkniętego katalogu dokumentów, które mogą znaleźć się w aktach osobowych.

Dlaczego szukacie takich informacji? Czy okazały się pomocne?

OCENA
0.00
OCEŃ PORADĘ

Komentarze

Dodaj zdjęcie do komentarza:
PRZEGLĄDAJ
Dodaj film wideo do komentarza:
Dodaj film z dysku:
PRZEGLĄDAJ
 
1 + 1 =

Polecamy

Umowa najmu mieszkania - wzór

Umowa najmu mieszkania - wzór

Joanna Rayzacher / 2010-08-09 13:40:27

Jak przechowywać dokumenty w domu?

Jak przechowywać dokumenty w domu?

Mariola Przydział / 2013-03-12 10:46:57

Dane osobowe do umowy o pracę

Dane osobowe do umowy o pracę

Redakcja / 2012-05-08 08:28:08

Dokumenty i księgi spółki zlikwidowanej

Dokumenty i księgi spółki zlikwidowanej

Redakcja / 2012-04-27 12:40:12