Prowadzenie działalności organizacji pozarządowej wiąże się z posiadaniem różnego rodzaju dokumentów, będącym potwierdzeniem realizowanych przedsięwzięć i działań. W praktyce wygląda to tak, że ilość wymaganej dokumentacji zależy od rodzaju prowadzonej działalności.
Oto klika najważniejszych informacji, dotyczących dokumentacji, jaką powinien posiadać organizacja pozarządowa:
– do jednych z na ważniejszych dokumentów należą wypis i wyciąg z KRS-u. Organizacja powinna posiadać aktualny wyciąg z rejestru. Zawiera on aktualną treść. Jest niezbędny do prowadzenia działalności bieżącej. Warto zaznaczyć, że stanowi jeden z załączników, gdy organizacja bierze udział w konkursach o dotacje. Z innych dokumentów, które można uzyskać w KRS-ie warto wymienić: odpis pełny, odpis aktualny, zaświadczenie o wpisie do KRS-ie czy informację o numerze KRS, pod którym znajduje się organizacje. Uzyskanie tych dokumentów wiąże się z poniesieniem kosztów manipulacyjnych;
– dokumentacja dotycząca powołania podmiotu, wszystkich walnych zebrać, wewnętrznych regulaminów, pracy zarządu oraz innych organów (np. komisji rewizyjnej), planu pracy organizacji czy podziału obowiązków;
– sprawozdawczość finansowa i merytoryczna – organizacje pozarządowe zobowiązane są do składania raz w roku sprawozdań finansowych oraz merytorycznych z prowadzanej działalności. Jest to szczególnie ważne, jeśli podmiot posiada status organizacji pożytku publicznego, czyli OPP. Nie wolno także zapomnieć, że obowiązkiem organizacji pozarządowych jest upublicznianie tych sprawozdań;
– najwięcej problemów mają organizacje pozarządowe z prowadzaniem księgowości – zgodnie z polskim ustawodawstwem stowarzyszenie i fundacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej, prowadzą rachunkowość w formie ksiąg rachunkowych. Organizacja powinna posiadać politykę rachunkowości. Dokument ten winien być przyjęty uchwałą zarządu. Warto także wspomnieć o przeprowadzeniu okresowych inwentaryzacji, wycenie aktywów oraz pasywów oraz ustaleniu wyniku finansowego, Poza tym należy posiadać właściwie opisane faktury, rachunki i inne druki, dokumentujące ponoszone koszty;
– należy posiadać pełną dokumentację w przypadku zatrudniania pracowników na różnego rodzaju umowy czy korzystaniu z usług wolontariuszy;
– trzeba także pamiętać o właściwym przechowywaniu dokumentów zgodnie z polskimi lub innymi obowiązującymi przepisami. Uwaga ta dotyczy zarówno czasu jak i sposobu ich przechowywania.
Dbacie o dokumentację prowadzonej OPP? Macie jeszcze jakieś wskazówki dla zainteresowanych? Podzielcie się nimi!