Szczególnym rodzajem umowy na czas określony jest umowa na czas zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Z racji szczególnego charakteru tej umowy (oraz z faktu, że w przepisach kodeksu pracy brak jest szczegółowych przepisów dotyczących tego typu umowy o pracę) należy przyjąć, że do umowy na zastępstwo należy stosować przepisy regulujące umowę o pracę na czas określony.
W przypadku umowy zawartej na czas zastępstwa pracownika w praktyce nie jest możliwe określenie terminu zakończenia umowy przez wskazanie daty dziennej – zwłaszcza, że usprawiedliwiona nieobecność w pracy pracownika zastępowanego może wynikać z macierzyństwa, choroby czy innych okoliczności tego rodzaju, że wskazanie dokładnej daty ustania przyczyn tej nieobecności staje się niemożliwe.
W związku z powyższym w przedstawionym wzorze posłużono się sformułowaniem, które w sposób przybliżony wskazuje czasu trwania umowy. Nie ma ściśle określonej formuły dla umowy o pracę na czas zastępstwa pracownika, wiadomo natomiast, że każda umowa o pracę musi zawierać następujące elementy: określać strony umowy (pracodawcę i osobę pracownika), rodzaj umowy (na czas określony/nieokreślony), datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a w szczególności: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia (premie, dodatki, podstawowa pensja), wymiar czasu pracy oraz termin rozpoczęcia pracy. Umowa o pracę na zastępstwo może być poprzedzona umową o pracę na czas próbny.
