Umowa ramowa jest specyficzną umową wskazaną w ustawie Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z definicją legalną zawartą w art. 2 ust. 9A ww. ustawy, umowa ramowa to umowa zawarta między zamawiającym a jednym lub większą liczbą wykonawców, której celem jest ustalenie warunków dotyczących zamówień publicznych, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie, w szczególności cen i, jeżeli zachodzi taka potrzeba, przewidywanych ilości. Zawarcie umowy ramowej następuje po przeprowadzeniu postępowania – według przepisów dotyczących udzielania zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Umowa ramowa nie jest przy tym umową w rozumieniu kodeksu cywilnego – jej specyficzny charakter oraz procedura jej zawarcia w praktyce rodzi wiele wątpliwości i pytań.
Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, umowa ramowa jest umową zawieraną na czas określony – na okres nie dłuższy niż 4 lata, z tym że ze względu na przedmiot zamówienia i szczególny interes zamawiającego umowa taka może być zawarta na okres dłuższy. Jednakże, odstępstwo od powyższej zasady podlega kontroli przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych – w takim przypadku na zamawiającym ciąży obowiązek niezwłocznego powiadomienia Prezesa Urzędu o fakcie zawarcia takiej umowy wraz ze wskazaniem wartości i przedmiot umowy oraz uzasadnienie faktyczne i prawne.
Umowę ramową zamawiający może zawrzeć:
1) z wyłącznie jednym wykonawcą, w sytuacji, gdy z przyczyn technicznych lub organizacyjnych zawarcie umowy z większą liczbą wykonawców byłoby dla zamawiającego niekorzystne,
2) co do zasady z co najmniej z trzema wykonawcami, chyba że oferty niepodlegające odrzuceniu złożyło mniej wykonawców.
Teoretycznie, zawarcie umowy ramowej mogłoby naruszyć zasady swobodnej konkurencji i faworyzować jeden podmiot, dlatego też ustawa prawo zamówień publicznych wprowadza zakaz wykorzystywania umów ramowych do ograniczania konkurencji. Umowa ramowa powinna spełniać nie tylko warunki wskazane w ustawie prawo zamówień publicznych, lecz także elementy charakterystyczne dla danego typu umowy w rozumieniu kodeksu cywilnego. Stosownie do art. 139 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, do umów w sprawie zamówienia publicznego stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. W zawartej umowie ramowej powinna zostać wskazana cena, która jest elementem koniecznym umowy. Założeniem jest, że cena ta nie może ulec zmianie na niekorzyść dla zamawiającego – z wyłączeniem sytuacji, gdy w zawartej umowie przewidziane zostały stosowne klauzule rewaloryzacyjne. Ustawa Prawo zamówień publicznych nie wyklucza możliwości zmiany umowy, w sytuacji niemożliwej do przewidzenia w chwili jej zawarcia zmiany cen, które skutkują rażącą stratą jednej ze stron. Klauzule waloryzacyjne mają zabezpieczać interes storn – w sytuacji, gdy w chwili zawarcia umowy strony nie mogły przewidzieć np. gwałtownego wzrostu cen choćby materiałów czy dostarczanych towarów. Uprawnieniem stron umowy ramowej jest również wskazanie przez Zamawiającego w umowie ramowej przewidywalnych ilości towarów, jednakże nie wyłącza to sytuacji w której, ilości udzielonych zamówień w oparciu o umowę ramową będą się różnić od przewidywalnych, szacowanych ilości w umowie ramowej. Zgodnie ze stanowiskiem zawartym w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej – Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 30 sierpnia 2010 r. (KIO/UZP 1713/10; LexPolonica nr 2387464): „Zgodnie z art. 99 ustawy – Prawo zamówień publicznych zawarcie umowy ramowej nie jest obowiązkiem, a uprawnieniem Zamawiającego i nie jest jednoznaczne z udzieleniem zamówienia publicznego. Samo zawarcie takiej umowy należy traktować jako jeden z etapów postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku zawarcia umowy ramowej konkretne zamówienia są udzielane na podstawie odrębnych umów. Sam fakt zawarcia umowy ramowej nie rodzi ani po stronie zamawiającego, ani wykonawców, którzy ją zawarli, żadnego obowiązku kontraktowania. Może zdarzyć się i tak, że pomimo zawarcia umowy ramowej nigdy nie dojdzie do udzielenia na jej podstawie żadnego zamówienia, który to fakt nie będzie też dla kogokolwiek podstawą jakichkolwiek roszczeń”.
Zawarcie umowy ramowej przez podmioty zobowiązane do stosowania przepisów ustawy prawo zamówień publicznych nie jest dowolne – istnieją bowiem przewidziane prawem wymagania, w oparciu o które zamawiający zobligowany jest wskazać wykonawców, z którymi zostanie zawarta umowa ramowa. Zawarcie umowy ramowej poprzedza postępowanie, do którego odpowiednio mają zastosowanie przepisy dotyczące udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego czy negocjacji z ogłoszeniem. Zastosowanie przepisów regulujących wskazane tryby udzielania zamówienia powoduje, że wybór podmiotów z którymi zostanie zawarta umowa ramowa odbywa się z grona podmiotów, które zgłosiły przystąpienie do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego.
Zamawiający ustala warunki, których spełniania będzie wymagał od wykonawców. Zamawiający zobowiązany jest do sporządzenia neutralnego opisu przedmiotu zamówienia, który wyczerpująco opisuje przedmiot zamówienia oraz został sporządzony w przejrzysty sposób. Opis przedmiotu zamówiona powinien umożliwiać oferentom jednakowy dostęp do zamówienia i nie może powodować nieuzasadnionych przeszkód w otwarciu zamówień publicznych na konkurencję.
Wynika stąd, że sama procedura wyboru wykonawców, z jakimi zostaną zawarte umowy ramowe nie odbiega w sposób zasadniczy od zwykłego postępowania o zamówienie publiczne prowadzonego w jednym z trzech trybów wskazanych w art. 99 ustawy Prawo zamówień publicznych. Różnica dotyczy wyniku postępowania, bowiem jego skutkiem nie jest udzielenia zamówienia publicznego – lecz zawarcie umowy ramowej – czyli ustalenie warunków realizacji przyszłych zamówień, jakie zostaną udzielone wykonawcy w odrębnej procedurze.
Zgodnie z art. 101 ust. 1 Ustawy prawo zamówień publicznych, zamawiający udziela zamówienia, którego przedmiot jest objęty umową ramową. Zamówienie jest udzielane przede wszystkim wykonawcy, z którym zamawiający zawarł umowę ramową, na warunkach nie mniej korzystnych niż określone w umowie ramowej lub też w przypadku, gdy umowa ramowa została zawarta z kilkoma wykonawcami, tym z nich, którzy złożą korzystniejszą ofertę po wystosowaniu przez zamawiającego zaproszenia do składania ofert. Oferta składana w wyniku ww. zaproszenia nie może być mniej korzystna od oferty złożonej w postępowaniu prowadzonym w celu zawarcia umowy ramowej.
Zamawiający, zgodnie z art. 101 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, może dokonać zmiany warunków zamówienia w stosunku do określonych w umowie ramowej, pod warunkiem jednakże, że zmiana ta nie jest istotna. Zamawiający nie może w żadnym razie dokonać zmiany kryteriów oceny ofert określonych w umowie ramowej.
Przepisy te wprowadzają zasadę, że realizacja przedmiotu zamówienia odbywa się w drodze odrębnych zamówień udzielanych wykonawcy lub wykonawcom, z którymi zostały zawarte umowy ramowe. Ocena ofert „ramowych” stanowiącą rodzaj prekwalifikacji, dokonywanej zarówno na podstawie wcześniej ustalonych. Skoro w umowie ramowej, ustala się warunki dotyczące zamówień publicznych, jakie mogą zostać udzie
