Jak wystawić fakturę korygującą?

Przedmiot transakcji opisują: nazwa towaru lub usługi, ilość cena, wartość, dane do rozliczenia obowiązujących podatków, podsumowanie: cyframi i słownie, informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty, informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne , oraz podpisy uczestników transakcji (obecnie w Polsce wymagane wyłącznie w przypadku faktury VAT RR, wystawianej w transakcjach z tzw. rolnikami ryczałtowymi).

Zdarza się, że osoba wystawiająca fakturę popełnia błędy. Najczęstsze pomyłki dotyczą stawki podatku, danych kontrahenta czy kwot. Wtedy jedynymi rozwiązaniami dla pomyłki jest wystawienie noty korygującej, lub faktury korygującej. Notę korygująca może wystawić jedynie nabywca, a informacje, które można skorygować, dotyczą jedynie błędów w nazwach, a nie zawartych w fakturze wartościach. Co się zaś tyczy faktury korygującej, przepisy dotyczące jej wystawiania zostały jasno określone w rozporządzeniu w sprawie faktur. Dokument taki powinien być opatrzony nazwa „korekta” bądź „faktura korygująca”.

Powinien zawierać numer kolejny oraz datę jej wystawienia. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca określone w § 9 ust. 1 pkt 1-3,( imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; numery identyfikacji podatkowej jeżeli są wymagane, dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury) Ponadto nazwę towaru lub usługi objętych rabatem, kwotę i rodzaj udzielonego rabatu, lub kwotę podwyższenia ceny bez podatku, kwotę zmniejszenia lub podwyższenia podatku należnego.

Zgodnie z § 16 ust.4 „Sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę; nie dotyczy to eksportu towarów, przypadków określonych w § 11 ust. 2 pkt 3, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 99 ust. 2 i 3 ustawy – w rozliczeniu za kwartał, w którym to potwierdzenie otrzymali, z uwzględnieniem zasad, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy.” Oznacza to, że my jako przedsiębiorca, aby móc dokonać ewidencji faktury, musimy otrzymać od nabywcy dokument potwierdzający otrzymanie korekty. Najczęściej jako potwierdzenie, traktuje się podpis odbiorcy na kopii faktury korygującej, ponieważ ustawa nie określa jak takie potwierdzenie miałby wyglądać. Szablon faktury korygującej poza kilkoma pozycjami nie różni się niczym od szablonu zwykłej faktury. Każdy program do rozliczeń obecnie posiada możliwość wystawienia faktury korygującej.

Niezależnie od danych w jakich zaszła pomyłka, wystawienie faktury korygującej jest naszym obowiązkiem. Stanowi on jednak dodatkowy obowiązek dla księgowości, dlatego faktura w biurze rachunkowym stanowi dokument niemalże święty, a jej wystawienie i tak zwane „zamknięcie”, poprzedzone jest wielokrotnym sprawdzaniem zawartych w niej danych. Częstokroć przecież nie jesteśmy w stanie ani my jako przedsiębiorca, ani klient wychwycić znajdujących się na fakturze błędów. Prędzej czy później zostaną one jednak w jakiś sposób zweryfikowane, zwłaszcza jeśli dotyczyć będą stawek podatku.

Znalezienie błędu w późniejszym czasie, może się wiązać z masą formalności dotyczących wyjaśnienia powstałej pomyłki, nadpłaty, lub zwrotu podatku. Warto zadbać o to, aby faktur korygujących w naszej działalności było jak najmniej. Są one powodem do stresu dla nas i naszych klientów, którzy mogą stracić cierpliwość otrzymując często źle wypełniony dokument i zrezygnować z naszych usług. A tego w dobie dużej konkurencyjności na rynku nikt raczej nie chce.