Każdy jeden przedsiębiorca zatrudniający pracowników, ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Ma ona formę akt osobowych, potocznie nazywana jest dokumentacją kadrową. Najczęściej jest ona sporządzana przez pracownika działu kadr, niekiedy w mniejszych firmach zajmuje się nią księgowość. Ze względu na ustawę o ochronie danych osobowych, postępowanie z dokumentacją kadrowa jest ściśle określone. Akta pracowników powinny być odpowiednio oznakowane, przechowywane w bezpiecznym miejscu, do którego nie będą miały dostępu osoby niepowołane.
