Obowiązek wystawiania faktur zaliczkowych

Termin wystawienia faktury zaliczkowej

Zgodnie z postanowieniami rozporządzenia o fakturach, powinna być ona wystawiona w terminie do siedmiu dni od dnia otrzymania należności od nabywcy i nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano każdą kolejną część należności z tytułu danej dostawy towarów czy świadczenia usługi. Zaliczki dotyczące wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów nie muszą być dokumentowane fakturami zaliczkowymi, lecz nie ma żadnych przeszkód, aby zastosować przepisy wspomnianego rozporządzenia.

Treść faktury zaliczkowej

Faktura zaliczkowa powinna zawierać przynajmniej takie elementy jak:

– imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy sprzedawcy i nabywcy;

– numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

– numer kolejny faktury oznaczonej, jako FAKTURA VAT oraz datę jej wystawienia;

– kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku kolejnych faktur zaliczkowych, czyli takich, które dokumentują kolejne części należności otrzymane przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot otrzymanych wcześniej części należności brutto;

– stawkę oraz kwotę podatku;

– dane zamówienia lub umowy obejmujące: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę netto, ilość i wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia;

– datę otrzymania części lub całości należności, jeśli jest inna niż data wystawienia faktury zaliczkowej.

Data sprzedaży na fakturach zaliczkowych zastępowana jest przez datę otrzymania części lub całości należności.

Zaliczki a faktura ostateczna

Po wydaniu towaru czy wykonaniu usługi, której dotyczyła umowa powstaje po stronie podatnika obowiązek wystawienia faktury, potwierdzającej dokonanie transakcji. Jeśli wystawiane były wcześniej faktury zaliczkowe, mogą one wyłączyć ten obowiązek, gdy faktura lub suma kilku faktur zaliczkowych obejmuje całą cenę brutto. Nie objęcie całej ceny brutto fakturami zaliczkowymi skutkuje wystawieniem faktury ostatecznej na zasadach ogólnych. Suma wartości towarów lub usług objętych umową pomniejszana jest o wartość otrzymanych wcześniej części należności i dopiero ta wartość prezentowana jest na fakturze. Tak samo kalkulowana jest kwota podatku. Na fakturze ostatecznej należy też umieścić numery faktur zaliczkowych, wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.