CMS jest stworzony w taki sposób, by mogły z niego korzystać nawet osoby bez wykształcenia informatycznego. Na przykład dziennikarz jest w stanie sam wprowadzić tekst na stronę internetową, a bloger umieścić wpis na blogu.
Dodawanie treści oraz każde inne działanie w CMS odbywa się za pomocą przeglądarki internetowej, nie jest konieczne instalowanie żadnego dodatkowego oprogramowania, wystarczy tylko się zalogować w przeznaczonym do tego miejscu. W CMS można w łatwy sposób edytować treści za pomocą edytora WYSIWIG, który umożliwia formatowanie tekstu bez użycia języka HTML, dlatego system ten sprawdza się szczególnie w serwisach, gdzie konieczne jest częste dokonywanie zmian na stronie.
CMS posiada system weryfikacji użytkowników tak, by mogły się na niego zalogować tylko wybrane osoby. To, jakie elementy może zmieniać użytkownik, zależy od wprowadzonych przez administratora ustawień. Zazwyczaj użytkownikom przypisuje się odpowiednie role (np. edytor).
CMS może posiadać wiele funkcji, które ułatwiają prowadzenie serwisu: wszelkie zmiany i uaktualnienia wprowadzane w treści serwisu są zapisywane w archiwum. W CMS można podejrzeć, kto jest zapisany do newslettera, da się również łatwo odszukać starsze treści, co jest przydatne zwłaszcza w przypadku rozbudowanych serwisów prowadzonych przez kilka lat.
CMS działa w taki sposób, że można zmieniać zarówno treść serwisu, czyli wszelkiego rodzaju artykuły, tabele danych, dźwięki, obrazy czy animacje. Ponadto, CMS-y posiadają element umożliwiający zarządzanie wszystkimi czynnościami związanymi z obsługą strony www, możliwe jest katalogowanie, sortowanie, targowanie treści oraz określenie, gdzie tekst ma się wyświetlać. Trzecim elementem CMS jest warstwa aplikacyjna, która umożliwia działanie na skryptach, czyli określenie, w jaki sposób dane mają być przetwarzane i przesyłane.
Mieliście kiedyś do czynienia z CMS-em? W jakich okolicznościach się o nim dowiedzieliście?
