Po wstępnych uzgodnieniach przychodzi czas na stworzenie harmonogramu prac. Jest szczegółowo opracowany plan działań, który obejmuje wszystkie etapy planowania, organizowania i przeprowadzania szkolenia. W praktyce największy nacisk kładzie sie na dwa pierwsze etapy tego cyklu, zaś dużo mniejszy na zaplanowanie czynności podczas samych zajęć. Tymczasem jest to sytuacja, w której dobrze skonstruowany harmonogram może ułatwić przebieg szkolenia.
Najważniejszą cechą harmonogramu mówiącego o skuteczności jest realizm. Musi on być dostosowanych do realiów, pozbawiony elementów życzeniowego myślenia. W celu uzyskania takiego efektu należy spełnić kilka kryteriów. Po pierwsze, przygotuj harmonogram dla całego szkolenia. Oznacza to, że powinien on zawierać podsumowanie wszystkich czynności, które należy wykonać do momentu rozpoczęcia aż do chwili zakończenia.
Po drugie, postaraj się, aby najważniejsze elementy szkolenia zostały jasno i przejrzyście opisane. Do tego celu można wykorzystać kamienie milowe, czyli punkty oznaczające, że jakiś etap zajęć został zakończony. Metoda ta umożliwi również monitorowanie oraz kontrolowanie przebiegu szkoleń. Zadbaj również o jego budowę. Powinien on być tak skonstruowany, aby śledzenie postępów prac nie było kłopotliwe.
Po trzecie, staraj się, na biężaco monitorować przebieg szkolenia. Harmonogram powinien zawierać określony ramy czasowe (godziny rozpoczynania zajęć i przerw, częstotliwość czy długość ich trwania). W sytuacji, gdy zajdzie jakaś zmiana, uwzględnij ją natychmiast w tym dokumencie. Unikniesz negatywnego wpływu owych modyfikacji na przeprowadzenie szkolenia, gdy harmonogram nie będzie napięty. Związane jest to z posiadaniem możliwości wykorzystania np. zapasowego czasu, gdy zajdzie taka potrzeba.
Po czwarte, harmonogram przygotowuj wspólnie z osobami, które uczestniczą w realizacji przedsięwzięcia. W ten sposób będą one miały wpływ na jego treść, a tym samym zostanie rozłożony ciężar odpowiedzialności za jego realizacji. Dobrą praktyka jest pokazanie gotowego juz dokumentu kilku osobom, które nie uczestniczyły w jego przygotowaniu, ale dysponują wiedzą na temat szkolenia. Istnieje dużo prawdopodobieństwo, że uda się im znaleźć błędy, które nie zostały zauważone. Ocenią również jakość, przejrzystość oraz wykonalność projektu.
Dodalibyście coś do powyższych wskazówek? Podzielcie się z nami opiniami!
