Jednym z najlepszych rozwiązań jest posiadanie planu zarządzania ryzykiem. W jego ramach należy przygotować listę problemów, które mogą wystąpić podczas szkolenia. Następnie wybrać sytuacje, mające największy, negatywny wpływ na przebieg zajęć i stworzyć kilka alternatywnych rozwiązań, które można ewentualnie zastosować. Końcowym etap jest przygotowanie gruntu na wypadek, gdy wykorzystanie takiego rozwiązania będzie konieczne. Co ważne, sposób postępowania w nieoczekiwanych sytuacjach powinien mieć pisemną formę. Poza tym wszystkie osoby biorące udział w przeprowadzeniu szkolenia powinny mieć do niego dostęp. Również trener prowadzący zajęcia może stworzyć sobie taki katalog zdarzeń, które mogą mu skomplikować prowadzenie zajęć. Reasumując, w sytuacji kryzysowej zawsze możemy skorzystać z alternatywnego rozwiązania.
Nieoczekiwany problem, który nie został ujęty w planie zarządzania ryzkiem, należy potraktować jako wyzwanie i nie bać się go. Nie wpadać w panikę, ponieważ utrudnia ona proces szukania rozwiązania. W miarę swoich możliwości i wiedzy starać się go rozwiązać. Należy pamiętać, że często wiąże się to z ponoszeniem pewnych kosztów, np. wybitny ekspert, który w ostatniej chwili zrezygnuje z prowadzenia zajęć oznacza spadek jakości i atrakcyjności szkolenia czy skrócenie czas jego trwania. W praktyce rozwiązywanie problemów to wykorzystanie posiadanej wiedzy, przyswojonych umiejętności komunikacyjnych, skorzystanie z doświadczenia zawodowego czy intuicji. Czasem przydaje się również odrobina pomysłowości i wyobraźni, połączona z darem znajdowywania zaskakujących i nietuzinkowych rozwiązań. Można również problem potraktować jako sposób pracy z uczestnikami zajęć. Oczywiście, nie w każdej sytuacji można skorzystać z pomocy grupy. Co nie zmienia faktu, że efekty mogą być ciekawe, ponieważ trudna sytuacja staje się elementem zajęć.
Gdy mamy do czynienia z tzw. problemem krytycznym (nie posiadamy możliwości poradzenia sobie z nim, ponieważ wymaga niezwykłych rozwiązań) należy porosić o pomoc kierownictwo projektu. Chodzi tutaj, m. in. o osoby prowadzące szkolenia. Gdy trener natrafi na problem krytyczny powinien zasygnalizować to koordynatorowi projektu. Należy pamiętać, ze podczas szkolenia obowiązuje zasada uczciwości. Jeżeli trudna sytuacja może mieć znaczenie dla uczestników szkolenia, to należy ich o tym problemie bezwzględnie poinformować. Ukrywanie prawdy i matactwo nie pomoże go rozwiązać, lecz skomplikuje i utrudni.
Braliście kiedyś udział w jakimś szkoleniu? Pojawiły się jakieś problemy? Podzielcie się doświadczeniami.
