Warto zaznaczyć, iż metodyki zarządzania projektem powstały z myślą o dużych korporacjach, realizujących skomplikowane przedsięwzięcia pod względem wykorzystywanych zasobów (m. in. ludzkich i finansowych). Proces przygotowywania szkolenia wymaga zastosowania czy przestrzegania zaledwie kilku najważniejszych zasad:
– szkolenie należy potraktować jako projekt, który zmierza do realizacji określonego celu. Ma początek i koniec. Jest unikalny i tymczasowy. Ma przyznane określone zasoby. Dostarcza określony przedmiot dostawy. Ma jasno zdefiniowany zakres prac. Efektami tak postrzeganego projektu są stworzenie nowego produkt, czyli w naszym przypadku szkolenia oraz osiągnięcie rezultatu (określonego wyniku) w postaci wzbogacenia wiedzy uczestników zajęć;
– w trakcie procesu organizowania szkolenia warto wyznaczyć, tzw. kamienie milowe, czyli kilka najważniejszych punktów, które umieszcza się na osi czasu. Są to znaki, które jednoznacznie wskazują, że określony etap został zakończony. Służą one do sprawdzenia, czy zrealizowano działania, których wykonanie zaplanowano na danym etapie pracy nad projektem. Kamienia milowe pełnią także funkcję monitorującą;
– należy pamiętać, że pomimo najlepiej zaplanowanego szkolenia mogą pojawić się problemy, które przeszkodzą w sprawnej realizacji przedsięwzięcia. Warto więc przygotować plan zarządzania ryzykiem. Ryzyko to sytuacja definiowana jako konkretne zdarzenie, które może mieć szkodliwy wpływ na przebieg szkolenia. Istnieje większe lub mniejsze prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Należy wybrać te zdarzenia, które stwarzają zagrożenia dla realizacji szkolenia. Następnym krokiem jest przygotowanie rozwiązań, które wdrożymy, gdyby pojawił się sie ten problem. Szczególnie powinny być uwzględnione sytuacje z największym prawdopodobieństwem wystąpienia oraz największym, negatywnym wpływem na przebieg warsztatów, np. choroba prowadzącego zajęcia. To ryzyko można zminamlizować, mając dodatkowego trenera;
– zarządzanie zakresem – dotyczy wszelkich zasobów, jakimi dysponujemy w szkoleniowym projekcie. W praktyce polega, m. in. na ustaleniu zakresów obowiązków dla osób, biorących udział w realizacji przedsięwzięcia. Ustalamy, co robi dana osoba i czym się nie zajmuje (np. przygotowuje wyłącznie treść materiałów dydaktycznych, ale nie kseruje ich dla uczestników zajęć). To zarządzanie można zastosować do wszystkich aspektów organizowania szkolenia, wykorzystując następujący wzorzec: obejmuje, nie obejmuje;
– stworzyć harmonogram, działać zgodnie z zawartymi w nim wytycznymi i na bieżąco aktualizować go.
Co myślicie o takim podejściu do szkoleń? Podzielcie się opiniami.
