Zarządzanie projektem to proces identyfikowania, analizowania oraz akceptowania różnych form ryzyka i niepewności, które mogą oddziaływać na projekt. Dysponując tymi informacjami można być lepiej przygotowanym do zmian w sferze planowania oraz realizacji. Reasumując, plan zarządzania ryzykiem ma na celu poradzenie sobie z tymi zagrożeniami tak, aby osiągnąć sukces w sensie dotrzymania kosztów, terminu zakończenia czy jakości.
Ryzyko jest dosyć wysokie w początkowej fazie projektu. Jednak w miarę uszczegóławiania informacji, dotyczących szkolenia wraz z przypływem informacji zaczyna ono spadać. W praktyce zarządzanie zagrożeniem wiąże z przeprowadzeniem analizy wszystkich etapów, które wiążą się z organizacją szkolenia. Następnie uwzględnienie tych wydarzeń, których pojawienie może mieć negatywny wpływ na przebieg naszego przedsięwzięcia. W każdym przypadku należy zastanowić się, jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia tego ryzyka i ocenić wpływ na projekt. Jeśli jest ono bardzo wysokie i równolegle posiada duży wpływ na omawianych etapach, to należy bezwzględnie podjąć działania dwojakiego rodzaju. Po pierwsze, takie, które podczas przygotowania szkoleń zminimalizują jego wystąpienie. Po drugie, przygotować alternatywne rozwiązanie tego problemu, gdy się on pojawi.
Plan zarządzania ryzykiem powinien być ogólnie dostępnym dokumentem dla wszystkich osób, biorących udział w przygotowaniu i przeprowadzaniu szkolenia. Znajomość tych procedur umożliwi im szybkie podjęcie działań, gdy zajdzie taka potrzeby. Co ważne, plan zarządzania ryzykiem powinien być na bieżąco monitorowany. Jeśli zmiany zachodzące w trakcie trwania projektu nie zostaną uwzględnione, to nie ma on żadnej wartości poznawczej. Pozwala to również zauważyć słabe strony planu oraz umożliwia wnikliwą oraz obiektywną ocenę ogólnego stanu naszego przedsięwzięcia.
Macie inne sugestie i wskazówki? Podzielcie się nimi!
