Wyjazd służbowy przedsiębiorcy
Przedsiębiorca (właściciel firmy) ponoszący wydatki wynikające z odbywania przez niego podróży służbowej może zaliczyć w koszty uzyskania przychodów faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z wyjazdem. Do kosztów takich zaliczyć można przede wszystkim:
– Koszty przejazdów. Przy użyciu samochodu będącego środkiem trwałym przedsiębiorcy będą to wydatki na paliwo, opłaty za parking, opłaty za autostrady, mycie samochodu, naprawy itp. Wysokość tych wydatków musi wynikać z faktur bądź rachunków. Inaczej sytuacja wygląda, gdy przedsiębiorca używa pojazdu niebędącego środkiem trwałym, wówczas kosztem są faktycznie poniesione wydatki, z tym że ich wysokość nie może przekroczyć kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km właściwej dla danego pojazdu. Wysokość tych wydatków również musi być potwierdzona fakturą lub rachunkiem oraz musi być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu.
– Koszty dojazdów, które zalicza się do kosztów podatkowych w wysokości wydatków faktycznie poniesionych na przejazdy odbywane w czasie podróży służbowej, np. taksówek na podstawie posiadanego rachunku.
– Koszty noclegów zalicza się do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie w wysokości faktycznie poniesionych wydatków udokumentowanych fakturami lub rachunkami – ryczałt nie przysługuje.
– Inne wydatki. Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych wszelkie inne wydatki związane z wyjazdem służbowym jeżeli zostały one poniesione w celu uzyskania przychodu, należy zachować bilety wstępu, rachunki, faktury itp.
Ponadto przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wartość diet z tytułu podróży służbowej – do wysokości określonych limitów, gdy uprawdopodobni że wyjazd służbowy związany był z osiągniętym przychodem lub służył zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Wydatki związane z podróżą służbową przedsiębiorcy odbytą celem zawarcia umowy, która jednakże nie została zawarta, stanowi będą koszt uzyskania przychodu gdy podatnik będzie mógł przynajmniej uprawdopodobnić, że mogło dojść do zawarcia umowy. Dowodami może być tutaj korespondencja handlowa, która potwierdza cel odbycia przez przedsiębiorcę podróży. Należy pamiętać, iż podatnik powinien wykazać bezpośredni związek pomiędzy zawarciem tej umowy a osiągnięciem przychodów albo zachowaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodów.
Podróże służbowe pracownika
Pracownik wysłany przez firmę w podróż związaną z obowiązkami służbowymi także musi pamiętać o dokumentowaniu poniesionych wydatków aby potem móc dokonać rozliczenia z pracodawcą. Aby jednak dokonać takich rozliczeń podróż musi zostać uznana za służbową w rozumieniu przepisów prawa pracy. Zgodnie z k.p „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. Z powyższego wynika iż warunkiem uznania wyjazdu za służbowy jest udanie się do miejsca które nie jest zwyczajowym miejscem wykonywania pracy przez pracownika oraz wyraźnie, najlepiej pisemne polecenie pracodawcy wyraźnie określające cel podróży. Stawki diet, ryczałtów i innych wydatków poniesionych w podróży służbowej określone są stosownymi rozporządzeniami Ministra Pracy i Polityki Społecznej jednakże w przypadku prywatnego pracodawcy mogą być one inne, wówczas powinny one znaleźć się w regulaminie wynagradzania tak aby pracownik swobodnie mógł się z nimi zapoznać.
Aktualne kwoty diet z tytułu odbycia przez niego podróży służbowej w kraju ustalone rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju:
| Dieta (pełna) | 23 zł |
| Ryczałt za nocleg (150% diety) | 34,50 zł |
| Ryczałt za dojazd (20% diety) | 4,60 zł |
Często podróżujecie służbowo? Jakimi środkami transportu? Jak wygląda kwestia noclegów i diet? Podzielcie się swoimi doświadczeniami.
