Inwentaryzacja jest uzależniona od wielkości przedsiębiorstwa oraz posiadanych przez nie zasobów majątkowych. Firmy powinny posiadać instrukcje inwentaryzacyjne zawierające poza podstawą prawną oznaczenie inwentaryzowanych składników majątkowych , informacje na temat technik inwentaryzacyjnych, form i metod inwentaryzacji, harmonogram czynności spisowych, etapy inwentaryzacji, skład komisji inwentaryzacyjnej, obieg dokumentów inwentaryzacyjnych, w tym także zasady rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Instrukcja może zostać napisana jednorazowo i aktualizowana dopiero kiedy zajdzie taka potrzeba.
Podczas inwentaryzacji środków trwałych bardzo ważne jest określenie w ramach tej grupy aktywów, co uważa się za wyodrębnioną jednostkę ewidencyjną, czyli za oddzielny obiekt inwentarzowy. Inwentaryzację przeprowadzać powinniśmy w składzie co najmniej dwuosobowym, w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie za powierzone mienie, która nie wchodzi w skład zespołu spisowego.
W trakcie inwentaryzacji ustalany jest stan poszczególnych składników aktywów, który ujmuje się w arkuszach spisowych. Inwentaryzując środki trwałe, nie wpisujemy w arkusze spisowe ich wartości. Wartość tę podaje dział księgowości na podstawie ksiąg rachunkowych, chyba że osoby spisujące posiadają dane księgowe o środkach trwałych. Po inwentaryzacji arkusze te powinny być także sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Powinny one także być ponumerowane albo oznaczone w sposób umożliwiający stwierdzenie ich kompletności oraz uniemożliwiający ich podmianę. Po zakończeniu spisu zadaniem osób, które go dokonywały, jest stwierdzenie powstałych różnic (nadwyżek lub niedoborów). Ponadto na podstawie wyjaśnień osób odpowiedzialnych za składniki majątkowe wykazujące różnice, osoby przeprowadzające inwentaryzacje oceniają i analizują poszczególne pozycje nadwyżek i niedoborów. Przedstawiają wnioski jako niedobory pozorne (np. środek trwały oddany do naprawy lub w najem), ubytki naturalne mające miejsce przede wszystkim w przypadku rzeczowych aktywów obrotowych, niedobory/nadwyżki niezawinione oraz niedobory zawinione przez osoby, którym powierzono mienie.
Z przeprowadzonej analizy sporządzany protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych zawierający dane osób przeprowadzających inwentaryzację, termin dokonania spisu i rodzaj składników majątku, wskazanie niedoborów i nadwyżek, zakwalifikowanie niedoborów i nadwyżek (jako możliwych do kompensaty, niezawinionych i zawinionych). Protokół powinien zawierać oprócz podpisów osób inwentaryzujących, także opinię głównego księgowego oraz podpis kierownika czy właściciela przedsiębiorstwa, mający na celu zatwierdzenie wyżej wymienionych ustaleń. Protokół z różnic inwentaryzacyjnych, po zatwierdzeniu, stanowi podstawę do odpisania z ksiąg rachunkowych niedoborów, szkód i nadwyżek. W przypadku środków trwałych ze względu na ich charakterystykę, w wielu przypadkach wskazane jest przy wyjaśnianiu różnic i precyzowaniu wniosków końcowych, korzystanie z pomocy w szerszym zakresie. Konieczna może być opinia służb technicznych, inwestycyjnych czy handlowych. Rozliczenie takie powinno nastąpić w księgach roku obrotowego, którego spis dotyczył. Różnice ujmujemy w ewidencji bilansowej nie później niż na dzień 31 grudnia.
Czy informacje zawarte w artykule okazały się pomocne? Zapraszam do komentowania.
