Dzieląc się obowiązkami każdy pracownik może skupić uwagę na wybranych działaniach podnosząc tym samym ich efektywność. W jaki sposób dokonywać podziału pracy by zoptymalizować efekty pracy? Oto sprawdzone sposoby.
Co zlecać innym?
Ten artykuł nie ma na celu przekonanie Ciebie – kierownika, byś przekazał wszystkie swoje obowiązki innym pracownikom. Nie jest to rozsądne postępowanie, gdyż do niektórych zadań potrzebne są kompetencje kierownicze. Jakie to zadania? Samodzielnie, jako kierownicy powinniśmy dokonywać ustalania strategii przedsiębiorstwa, podejmować decyzje dotyczące przyszłej ekspansji firmy i jej rozwoju. Bez obaw możemy natomiast polecać pracownikom wykonanie za nas rutynowych zadań, które nie wymagają angażowania kierownictwa (np. prac biurowych związanych z przygotowywaniem dokumentów), czasochłonnych czynności, które nie mają wpływu na podejmowane decyzje (przykładowo sporządzanie planów operacyjnych i funkcjonalnych wynikających ze strategii firmy).
Czasem można przekazać odpowiedniemu pracownikowi uprawnienia do koordynowania prac zespołu, pozostawiając jednak kierownictwu rolę „czuwania” nad ostatecznymi wynikami. W tym kontekście powinniśmy także ustalić w jakiej formie przekazywać zadania. Wskazane jest aby, to co należy zrobić było przedstawione jasno, zrozumiale i precyzyjnie. Powinniśmy wskazać cel jakiemu zadanie ma służyć, sposób jego realizacji, zapewnić niezbędne do pracy warunki, informacje oraz ustalić zakres odpowiedzialności.
Zagrożenia związane z podziałem pracy
Dokonując podziału pracy należy mieć na uwadze pewne zagrożenia jakie może spowodować. Przydzielanie pracownikom zadań, których dotychczas nie wykonywali ma silny wymiar motywacyjny. Może być bowiem zarówno formą wyróżnienia oraz możliwością rozwoju osobistego (gdy pracownik dostaje odpowiedzialną „funkcję”), jak i nagany (gdy pomijamy pracownika podczas przyznawania ważnych zadań).
Narzędziem tym należy posługiwać się z rozwagą i wyczuciem, by zamiast korzyści nie przyniosło strat w postaci, np. spadku morale załogi. Ponadto, to, że sami zajmowaliśmy się pewną czynnością przez długi czas może sprawić, że uważamy ją za prostą, intuicyjną i niemal nie wymagającą wysiłku. Należy jednak wziąć pod uwagę, że zadanie to powtarzaliśmy wielokrotnie i dlatego wydaje się nam mało skomplikowane.
Tymczasem pracownik, który zetknie się z zadaniem być może po raz pierwszy, nie jest w stanie wykonać go tak efektywnie jak my (niektórzy wskazują, że spadek wydajności może być nawet dziesięciokrotny!). Nie wymagajmy więc rzeczy niemożliwych, dajmy czas na „oswojenie” się z zadaniem, doszkalajmy, doradzajmy, udzielajmy wsparcia. Ostateczne rezultaty mogą przerosnąć nasze oczekiwania!
Czy informacje zawarte w tekście okazały się pomocne? Zapraszam do komentowania.
