Dlatego tak ważne jest ustalanie sposobu płatności, dysponowanie gotówką, którą mamy, a nie tą którą spodziewamy się mieć po zapłaceniu przez klienta faktury, a także sam dobór klientów. Klient stawiany jest na piedestale. To on ostatecznie powoduje, że firma istnieje i od niego zależy, czy będzie przynosić zyski.
Dobry klient to klient wypłacalny. Dlatego też powinniśmy w odpowiedni sposób prowadzić ewidencję odbiorców, przygotować programy lojalnościowe, zająć się analizą danych i przygotowaniem oferty. Samo posiadanie przedstawicieli handlowych i narzucaniem im odpowiednich targetów nie wystarczy. Przyprowadzać mogą oni klientów, ale nie każdy klient będzie pożądanym. Nie mamy możliwości pozwolenia sobie na naiwność. Dobry klient to ten, który w terminie płaci swoje zobowiązania, nie przynosząc nam poprzez swoje opóźnienia problemów z płynnością w naszej firmie.
Powinniśmy koniecznie ustalać próg zadłużenia, na jakie możemy sobie pozwolić w stosunku do jednego klienta. Zatrzymywać dostawy w chwili znacznych opóźnień, a w końcowym efekcie bez żalu zrywać umowy. Aby tego uniknąć ważny jest dobór klientów w odpowiedni sposób. Warto zbadać sprawozdanie finansowe klienta, z którym rozpoczynamy współpracę. Należy zastosować wnioski z odroczoną płatnością i w miarę zwiększania się sprzedaży, a płatności będą prawidłowo regulowane, dawać klientowi coraz większe upusty lub coraz dłuższe terminy płatności.
Koniecznością jest analizowanie każdego z klientów indywidualnie. Warto udać się do konkurencji lub innych dostawców dla konkretnej firmy, aby sprawdzić, jak wygląda kondycja naszego przyszłego kontrahenta. Tutaj wiedza przedstawiciela, a także jego kontakty z innymi przedstawicielami będzie nieoceniona. Ostatecznie i tak nie ominie nas zorganizowanie skutecznego działu windykacji należności. W tym celu przeszkolić możemy personel księgowości lub zorganizować samodzielne stanowisko pracy. Potrzebne będzie sporządzenie i aktualizowanie listy firm i odbiorców winnych nam należności. Im starsza zależność, tym mniej chętnie będzie spłacana. Nie powinniśmy więc kierować się zasadą, kto nam więcej zalega, ale kto nam dłużej zalega.
Warto zastosować odsetki karne, wpisując je w umowę odbioru towaru. To już na początku współpracy jasno i uczciwie określi sposób współpracy, a także zachęci skutecznie do spłacania wierzytelności. Konieczna będzie komunikacja pomiędzy działem sprzedaży, a działem windykacji. Powinniśmy wstrzymać dostawy towaru dla klientów zalegających z fakturami. Często sam ten zabieg spowoduje uregulowanie płatności. Z usług firm windykacyjnych powinniśmy korzystać jedynie w ostateczności. Co prawda skutecznie ściągną one długi, ale równie skutecznie pozbawią nas klienta, jednocześnie tworzą nie do końca „ładny” wizerunek naszej firmie.
Uwaga!
Nowoczesne zarządzanie finansami w firmie to przede wszystkim elastyczność. Stałe obserwowanie rynku, wyciąganie wniosków i odważne podejmowanie często trudnych decyzji. Częsty błąd popełniany w dużych przedsiębiorstwach działających od wielu lat to archaiczność. Myślenie, że skoro stare metody jako tako się sprawdzają, brak wdrażania nowych, które są kosztowne i ryzykowne – nie jest opłacalne na dłuższą metę.
Postęp jest tak drastyczny i tak mocno wpływa na konkurencyjność, że ciężko jest utrzymać pozycję, stawiając na tradycyjne metody. Ważne jest stworzenie nowoczesnego, opartego na informatyce procesu zarządzania, sprawna rejestracja transakcji będąca pomiarem aktywności gospodarczej. Na jej podstawie kadra zarządzająca będzie mogła za pomocą raportów tworzyć przyszłościowe plany. Bardzo istotne jest posiadanie sprawnego systemu finansowego w zakresie narzędzi księgowych, raportowych i innych rozwiązań ułatwiających podejmowanie decyzji. Najcenniejsza jest informacja. Opóźnienie informacyjne i jego konsekwencje będą nas kosztować udział w rynku. Wprowadzenie sprawnego systemu informatycznego to podstawa. Często mamy do czynienia z dylematem, czy najpierw porządkować firmę i dopiero wprowadzać informatyzację czy zakupić rozwiązania systemowe dla uporządkowania firmy. Musimy jednak zdać sobie sprawę z tego, że nasza firma nigdy nie będzie działać w sposób idealnie uporządkowany, możemy jedynie podejmować jak najwięcej działań, aby do takiego ideału dążyć.
Poza objęciem systemem informatycznym kontroli wyniku finansowego, potrzebna będzie sprawna analiza kosztów, badania efektywności, objęcie monitorowaniem kluczowych obszarów takich jak zarządzanie majątkiem trwałym, kapitałem obrotowym, gotówką i płynnością, zasobami materialnymi, niematerialnymi i kapitałem ludzkim. Stworzenie lub wprowadzenie systemu będzie miało na celu możliwość otrzymania przed kadrę zarządzającą jak największej ilości danych, których analiza będzie podstawą do podejmowania kluczowych decyzji. Wydatki na złożone i drogie rozwiązania informatyczne, nie są chętnie widziane zwłaszcza przez przedsiębiorców rozpoczynających działalność. Niemniej zaniechanie ich wprowadzenia, zemści się brakiem informacji lub zbyt długim czasem oczekiwania na informacje. A konkurencja nie śpi.
Droga do celu prowadzi przez sprawną rejestrację wszystkich działań w księgowości i jeszcze sprawniejsze przygotowanie raportów z tych działań. Księgowość prowadzona w sposób dynamiczny i bezbłędny, będzie jedynym realnym partnerem do współpracy z kadrą zarządzającą. Poza stawianiem na nowoczesne rozwiązania techniczne, nie powinniśmy jednak zapominać o najważniejszym. Niezależnie od mnogości wprowadzanych udogodnień, największy wpływ na naszą firmę zawsze mieć będą pracujący w niej ludzie.
Czy informacje zawarte w artykule okazały się pomocne? Zapraszam do komentowania.
