Jak zaplanować budżet szkolenia?

Do zaplanowania finansowych aspektów szkolenia niezbędnym elementem jest posiadanie w miarę szczegółowego harmonogramu szkolenia. Dzięki niemu będziemy znali jego planowany przebieg. Równolegle powinno się wprowadzać wszystkie zmiany dotyczące finansowych aspektów. Należy pamiętać, że:

– budżet szkolenia nie powinien być napięty. Zaplanowany w taki sposób może przysporzyć wiele problemów, gdy dojdzie do nieprzewidzianych sytuacji. Najlepszym wyjściem jest uwzględnienie rezerwy finansowej. Zostanie ona wykorzystana, gdy pojawi się taka potrzeba;

– planując budżet szkolenia, nie można myśleć życzeniowo. Kwoty, które pojawią się w tym planie powinny być adekwatne do rzeczywistych kosztów. W związku z tym najlepszym wyjściem jest wcześniejsze przeprowadzenie analizy ceny określonej usługi lub towarów;

– w miarę możliwości budżet powinno się przygotowywać wcześniej. Wykonywanie kosztorysu na ostatni moment może zaowocować wieloma błędami oraz wzrostem kosztów;

– przy każdej pozycji powinna znaleźć się rezerwa, czyli np. kwota wyższa o 10%. Dotyczy to sytuacji, gdy szkolenie będzie odbywać się w dużo późniejszym terminie. W takiej sytuacji należy uwzględnić możliwość wzarostu cen;

– budżet szkolenia można podzielić na wydatki twarde i miękkie. W pierwszej grupie znajdują się te, które są niezbędnie do przygotowania i przeprowadzenia szkolenia. Drugą stanowią te usługi i przedmioty, bez których można się obyć, gdyby pojawiły się problemy. W ten sposób powstaje rodzaj finansowych hierachii szkolenia, z której łatwo wyliczyć kwotę niezbędną na realizację zajęć;

– budżet należy na biężąco monitorować, czyli aktualizować dane oraz uwzględniać wszystkie dokonane płatności czy zaliczki. Prowadzenie owej księgowości ułatwia korzystanie ze stworzonych do tego celu programów lub Excela. Każdej pozycji przyporządkujemy zaplanowaną na ten cel wysokość kwoty oraz faktycznie wydaną kwotę. W kolejnej rubryce dowiadujemy się, czy na tym poziomie mamy do czynienia z nadwyżka czy długiem. Systematyczne wprowadzanie danych prowadzi do powstawania finansowego zabezpieczenia. Daje to również możliwość przesuwania nadwyżek pomiędzy pozycjami;

– w budżecie szkolenia warto również uwzględnić określoną kwotę, która w razie potrzeby może zostać wykorzystana na konsultacje z ekspertami, gdyby pojawił się problem krytyczny. Dobrą praktyką jest również współpraca z księgowym. Takie konsultacje umożliwia wykrycie błędów, które mogą mieć negatywny wpływ na przebieg szkolenia.