Na samym początku koniecznie trzeba oznaczyć budżet i ilość gości, w jakim impreza musi się zmieścić. Od tego zależy praktycznie wszystko. Sam pomysł na temat imprezy determinuje jej miejsce. Może to być na przykład impreza tematyczna, np. „Noc wampirów”, która wymaga przebrania, albo taneczna „Lata 80’te”, na których goście mają się dobrze ubrać i wytańczyć za wszystkie czasy, albo survivalowa, na której mają się zmęczyć i zmierzyć z własnymi słabościami, ewentualnie motywacyjna i integracyjna, na której zespoły, a może wręcz działy firmy, walczą ze sobą o puchar prezesa, czy inne trofeum. Po takiej decyzji najważniejsze staje się oznaczenie miejsca i daty zdarzenia. Za salę, czy inne miejsce planowanej imprezy, dobrze jest zapłacić zaliczkę i podpisać na papierze wynajem. Nie ma nic gorszego od w pełni zorganizowanej imprezy, którą w ostatniej chwili trzeba przenosić w inne miejsce, bo właściciel się rozmyślił, albo dostał lepszą ofertę.
Dobór atrakcji zależy oczywiście od charakteru imprezy, dobrze jest jednak puścić wodze fantazji, by goście nie zanudzili się: może pokaz magika, może jakiś zespół tańca, może konkursy z nagrodami, może niezwykła potrawa do spróbowania… wszystko zależy od pomysłu. Spisanie scenariusza imprezy bardzo pomaga w zapanowaniu nad nią w trakcie jej trwania. Taki scenariusz powinni dostać wszyscy zatrudnieni przy organizacji, aby nie było niedomówień kto, kiedy i czym ma się zająć. Nie można oczywiście zapomnieć o wysłaniu zaproszeń – przynajmniej miesiąc przed wyznaczonym terminem zabawy.
Paintball, quady, spływy kajakowe, wspinaczki i inne imprezy tego typu są szczególnie niebezpieczne. Dobrze jest pomyśleć o ubezpieczeniu uczestników imprezy, mam tu na myśli ubezpieczenie NW, zwłaszcza jeśli odbywa się ona w warunkach polowych lub wymagających sprawności fizycznej. Tak naprawdę to wszelka rywalizacja także niesie ze sobą niebezpieczeństwo. Warto zatrudnić lekarza lub przynajmniej kogoś, kto potrafi udzielić pierwszej pomocy na miejscu. Na każdej imprezie musi znaleźć się obowiązkowo dobrze wyposażona apteczka.
Na imprezach wyjazdowych ważne jest pilnowanie listy obecności uczestników, aby nikogo nie zgubić. Do obowiązków organizatora powinno też należeć pilnowanie, by goście, którzy samodzielnie dojechali własnymi samochodami nie prowadzili po alkoholu. Naprawdę lepiej im zamówić (nawet pomimo sprzeciwów) taksówkę. Żadna impreza z tragicznym finałem nie będzie dobrze wspominana.
Dla wszystkich uczestników imprezy miłą pamiątką są zdjęcia i filmy. Warto udostępnić wszystkim te materiały, można z nich przygotować prezentację, albo zmontować film z komentarzem. Jeśli impreza ta była rodzajem nagrody dla najlepszych, taka dokumentacja wydarzeń udostępniona wszystkim pracownikom może podziałać motywująco.
Pamiętaj! Organizator imprezy nie jest jej uczestnikiem – nie bawi się, tylko czuwa, by nikomu niczego nie zabrakło i na bieżąco zarządza całością działań, natychmiast reagując na wszystkie pojawiające się problemy nim ktokolwiek je zauważy.
Lubicie imprezy firmowe? Zajmujecie się ich organizacją?
