Efektywne zarządzanie czasem to przede wszystkim dobra organizacja pracy, w połączeniu z cechami osobowości i umiejętnościami personalnymi. Wbrew pozorom wszystkie trzy da się w pracowniku wyrobić. Kształtowanie postawy „pana swego czasu”, zależy od kilku czynników. Pierwszym z nich jest dbałość o samopoczucie. Z całą pewnością stanie nad pracownikiem połączone z nerwowym tupaniem w podłogę, nie przyspieszy jego pracy. Nie zwiększy efektywności i jakości jej wykonania. Darujmy więc sobie suszenie głowy i wyrzuty „dlaczego jeszcze tego nie zrobiłeś”, Obniża to poczucie wartości pracownika i jego wiarę we własne możliwości. Ludzie z niskim poczuciem własnej wartości, mają problemy z prawidłowym sformułowaniem celów. Tworzenie w pracowniku pozytywnego myślenia i dodawanie mu pewności siebie, jest metodą lepszą od krzyku. Nie oznacza to jednak, że mamy grzecznie prosić i tracić czas na czekanie. Pozytywna motywacja w połączeniu z metodą kija i marchewki. „Zrób to dziś, a wyjdziesz godzinę wcześniej”, „wiem, że stać Cie na dokończenie tego projektu przed czasem”.
Konstruktywna analiza błędów wspiera zarządzanie czasem. Uczmy pracowników i siebie samych szybkiego wyciągania wniosków. Pomaga ono w sprawnym przechodzeniu do kolejnego etapu pracy. Nie powinniśmy stać w miejscu i zastanawiać się „co by było, gdybym zrobił to tak…”. Powinniśmy raczej pomyśleć: „Następnym razem zrobię to tak”. Taka postawa pozwala na szybkie przeanalizowanie błędów i jeszcze szybsze przejście do kolejnych zadań. Pracujmy nad postawą zwycięską, bo przekonanie o sukcesie rodzi sukces. Jest to prawda znana nie od dziś. Jako szefowie postarajmy się uczyć naszych pracowników odmawiania nam. Postawa asertywna to coś, co nie zawsze nam wychodzi. Zrozumienie, że doba ma tylko dwadzieścia cztery godziny i pewnych rzeczy w niej nie zmieścimy, powinno być logiczne. Znamy możliwości naszych pracowników. Wiemy na ile ich stać i ile obowiązków mogą przyjąć na swoje barki. Zarzucamy ich pracą doskonale wiedząc, że nie podołają, licząc jedynie na to, że może da się z nich więcej wycisnąć. Ci, przyjmują postawę uległą, stając na głowie. Efekt to nie tylko nie dotrzymanie obietnicy wykonania dodatkowej pracy, ale spadek poziomu wykonania obowiązków podstawowych. Asertywność to szacunek do siebie i innych, poczucie wartości własnej i innych.
Menedżer zarządzający czasem, musi posiadać umiejętności delegowania zadań według możliwości i kwalifikacji pracowników. Zarządzanie czasem jest więc również myśleniem o tym, kto powinien wykonać dane zadanie. Ograniczajmy ilość formatek i sprawozdań przygotowywanych dla pracowników. Niejednokrotnie czas poświęcony na wypełnianie formatki, równy jest połowie czasu poświęconego na wykonanie samej pracy! Silna wola jest najważniejsza w zarządzaniu czasem. Akcja i reakcja. Jeśli postanowimy wykonać jakieś zadanie, musi być poparte konsekwencją działania. Decyzje podejmujmy odważnie, z rozsądkiem ale śmiałością. Nie padajmy ofiarą perfekcjonizmu. Skupianie się na wykonaniu zadania w idealny sposób jest przeszkodą w wykonaniu go w ogóle. Zabiera czas, a jak wiadomo każde zajęcie go wymaga. Wykonujmy pracę możliwie jak najlepiej, ale bez czasochłonnego perfekcjonizmu. Według Krzywej Wydajności Dobowej opracowanej przez Komisję Badań nad Pracą, wyże energetyczne mają miejsce pomiędzy 9-11 oraz 19-21. Najważniejsze zadania planujmy więc w tych właśnie godzinach. Mniej ważne prace zostawmy na niż energetyczny, czyli na czas pomiędzy 14-16. Działajmy według schematu (co nie oznacza schematycznie). Ustalajmy cel, planujmy, podejmujmy decyzje, realizujmy w oparciu o organizację. Kontrolujmy efektywność, wprowadzajmy zmiany w chwili jej braku. Nie traćmy czasu na szukanie winnych niepowodzeniom. W Japonii podczas pracy nad zbiorowym projektem, w sytuacji w której jeden z członków zespołu kolokwialnie mówiąc nawali, reszta zespołu szybko niweluje problem, zmniejszając tym samym czasowe braki. W Polsce lubimy przerwać pracę, szukać winnego, skupiać się na jego ukaraniu, jednym słowem tracić czas.
Uwaga!
Na zarządzanie czasem ma wpływ jakość współpracy. Jeśli komunikacja zarządzanie i współpraca są na wysokim poziomie, ograniczają błędy i pozwalają na efektywniejsze wykorzystanie czasu. Według badań naukowych, zaledwie 10% pracowników jest jednocześnie zmobilizowanych i skoncentrowanych. Zaledwie jedna dziesiąta naszych podwładnych jest efektywna i w pełni wykorzystuje swoją energię. Aż 30% to osoby pozbawione i jednego i drugiego, czyli pozbawione sil i sensu pracy. Niespełna połowa jest zmobilizowana do pracy, ale niedostatecznie skoncentrowana. Aby temu przeciwdziałać musimy przeanalizować organizacje w poszukiwaniu słabych punktów. Tutaj jest czas na zastanowienie się nad komunikacją, zarządzaniem i współpracą.
Temat zarządzania czasem jest bardzo rozległy. Z punktu widzenia pracownika, który przecież nie zawsze chce się przepracowywać, czasem jest tak, że wie on, że praca którą wykonuje w trzy godziny, mogłaby zająć mu trzydzieści minut. Dwie i pół to czas stracony. To stracone przez pracodawcę pieniądze. Warto więc przyjrzeć się swojej firmie, rozejrzeć za szkoleniami managerskimi pod kątem zarządzania czasem pracowników i zwyczajnie oszczędzać czas, a co za tym idzie pieniądze.
Dlaczego szukacie takich informacji? Czy okazały się pomocne?
