W pewnych sytuacjach mailing jest świetnym uzupełnieniem komunikacji z klientem, a w innej będzie potraktowany jako denerwujący, łamiący prawo spam, a wysyłanie go będzie działaniem na szkodę własnej marki.
Na pewno mailing jest bardzo dobrym sposobem na sukcesywne uzupełnianie wiedzy stałych klientów o zmianach w ofercie, o promocjach i nowościach. Trafia w krótkim czasie do całej bazy osób zainteresowanych takimi informacjami, obrazowo prezentując im produkty i inne handlowe informacje. Jest więc nieporównywalnie tańszy, skuteczniejszy i szybszy niż tradycyjna komunikacja (telefon, spotkanie, konferencja).
Mailing jednak musi być dobrze przygotowany. Podstawową zasadą jest zawsze ten sam, jasno określony nadawca (najlepiej imię, nazwisko i firma). Dzięki temu jest szansa, że odbiorca nie usunie maila przed przeczytaniem, ponieważ nadawca będzie mu znany i będzie gwarantem pożądanej zawartości maila.
Częstym błędem jest umieszczenie wszystkich adresów odbiorców w polu Do: co sprawia, że wszyscy wraz z mailingiem otrzymują całą naszą bazę mailową klientów. A konkurencja zaciera ręce, bo też przecież subskrybowała nasz mailing, by być na bieżąca z ofertą konkurenta. Zatem bardzo ważne, aby w polu Do: umieścić tylko adres nadawcy, a adresy z bazy w polu UDW: (Ukryte Do Wiadomości).
Niezwykle istotny jest również temat mailingu. Od niego zależy, czy e-mail zostanie przeczytany. Treść e-maila z kolei nie powinna być za długa (jeden, góra dwa ekrany), powinna kierować na stronę internetową i do osób odpowiedzialnych za sprzedaż. Przy kreowaniu treści obowiązują podobne zasady, jak przy tworzeniu ofert handlowych. Podsumowując, dobrze przygotowany, przemyślany mailing powinien przynosić firmie wymierne korzyści, a czas poświęcony na jego przygotowanie nie będzie stracony.
Kiedy jednak mailing nie opłaca się? Na pewno wtedy, gdy dochodzi do łamania prawa, a przy mailingu jest to dość łatwe.
Zgodnie z obowiązującym prawem (art. 6 ustawy o ochronie danych osobowych) adres e-mail może być zaliczony do chronionych prawnie danych osobowych. W takiej sytuacji pozyskiwanie adresów e-mail, przechowywanie ich, czy używanie może spowodować uznanie firmy za administratora bazy danych osobowych. Do obowiązków administratora należy między innymi zgłoszenie zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych i zapewnienie jej właściwej ochrony. Ustawa przewiduje karę grzywny, a nawet więzienia za niedopełnienie obowiązków. Inny akt prawny, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, stawia przed firmami wymóg zgody na przesłanie informacji handlowej (art. 10). Rozsyłanie spamu (niezamówionej informacji handlowej) jest dla firmy prawdziwą antyreklamą, już nie wspominając o możliwej karze grzywny do 5 tys. zł.
Uwaga!
Przed rozpoczęciem działań zmierzających do rozsyłania mailingów należy więc zapoznać się z obowiązującymi przepisami i odnieść je do własnej sytuacji, by nie okazało się, że korzyść zostanie przyćmiona konsekwencjami prawnymi.
Uważacie, że mailing to dobry sposób na reklamę swojej firmy? Zapraszam do wypowiadania się.
