Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową ma obowiązek wydania tzw. polecenia wyjazdu służbowego (czyli delegacji), która musi być wydawana każdorazowo na piśmie (odpowiednim druku) i podpisana zarówno przez osobę delegowaną, jak i pracodawcę. W poleceniu wyjazdu służbowego powinny zostać określone: termin rozpoczęcia i zakończenia podróży, określone datą i dokładną godziną wyjazdu i przyjazdu; miejsce wykonywania zadania służbowego, czyli miejscowość podróży służbowej, do której delegowany jest pracownik; cel podróży służbowej, czyli zlecone zadanie służbowe; środek lokomocji, którym będzie odbywała się podróż oraz termin rozliczenia się, który zgodnie z prawem wynosi 14 dni po zakończeniu podróży służbowej – lub inny, krótszy termin umowny.
– Z tytułu delegacji krajowych pracownikowi przysługują takie świadczenia, jak: diety, koszty dojazdu, ryczałty na jazdy lokalne oraz ryczałty za noclegi. Obecnie dieta wynosi 23 zł za dobę podróży. Za podróż jednodniową trwającą od 8 do 12 godzin pracownikowi przysługuje połowa diety, czyli 11,50 zł, natomiast przy podróży jednodniowej trwającej ponad 12 godzin przysługuje mu dieta w pełnej wysokości. Dieta nie przysługuje pracownikowi, jeśli ma on w trakcie podróży zapewnione bezpłatne, całodzienne wyżywienie w postaci 3 posiłków. Co więcej, nie przysługuje ona także za dni wolne od pracy, w których pracownik wraca do miejscowości stałego lub czasowego pobytu, podczas podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni.
– Ryczałt za nocleg w czasie delegacji wynosi 34,50 zł, natomiast ryczałt za dojazd lokalnymi środkami komunikacji – 4,60 zł. Koszty przejazdu są uzależnione od środka lokomocji, z którego pracownik będzie korzystał podczas podróży służbowej. O jego wyborze decyduje pracodawca już na etapie wypisywania polecenia wyjazdu służbowego. Pracodawca dokonuje zwrotu kosztów przejazdu pociągiem lub autobusem na podstawie cen biletów poszczególnych przewoźników. Na wniosek pracownika, pracodawca może zgodzić się na odbywanie podróży służbowej własnym pojazdem. W takim wypadku obowiązują stawki zależne od pojemności silnika pojazdu pracownika. Na wniosek pracownika może mu zostać także udzielona zaliczka na pokrycie kosztów podróży służbowej.
– Podstawowe operacje, wiążące się z wypłatą zaliczki i jej rozliczeniem przez pracownika mogą przybrać następującą postać w księgach rachunkowych: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Konto imienne pracownika), Ma konto 10 „Kasa”. Koszty podróży służbowej ujmuje się następująco: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”, Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Konto imienne pracownika). Operacja zwrotu pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową wyższych od pobranej zaliczki: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Konto imienne pracownika), Ma konto 10 „Kasa”, zaś zwrot do kasy kwoty niewykorzystanej przez pracownika zaliczki: Wn konto 10 „Kasa”, Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Konto imienne pracownika).
Czy informacje zawarte w artykule okazały się pomocne? Wypowiadajcie się w komentarzach.
