Wyjazd pracownika w delegację zagraniczną podyktowany jest zazwyczaj koniecznością nawiązania lub zacieśnienia dotychczasowych kontraktów handlowych firmy, jak również braniem udziału w sympozjach, konferencjach, targach i wystawach, istotnych z punktu widzenia strategii rozwojowej przedsiębiorstwa.
W przypadku wyjazdu za granicę pracownikowi przysługują zarówno diety, jak i zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Przed wyjazdem w delegację zagraniczną pracownik zobowiązany jest pobrać wniosek na wyjazd służbowy za granicę, w którym muszą zostać określone: imię i nazwisko osoby delegowanej oraz jej stanowisko służbowe, kraj i miejscowość wyjazdu służbowego, czas pobytu w delegacji zagranicznej, cel wyjazdu oraz proponowany środek lokomocji. Warto podkreślić, że do momentu przekroczenia granicy Polski pracownik jest rozliczany z delegacji krajowej, natomiast od chwili przekroczenia granicy – z delegacji zagranicznej.
W zależności od środka komunikacji, którym porusza się osoba delegowana podczas podróży zagranicznej, czas jego pobytu poza granicami kraju liczony jest w różny sposób. W przypadku podróży lotniczej czas pobytu liczy się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju; w podróży lądowej – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju; natomiast w przypadku podróży morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.
Rozliczenie dojazdów lokalnymi środkami komunikacji odbywa się ryczałtowo i obejmuje zarówno kwotę pokrycia kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu, jak również kwotę kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.
Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona odrębnie dla każdego państwa. Stawki te zmieniają się i należy je śledzić na bieżąco. Aktualnie dieta obliczana jest w następujący sposób: za każdą dobę podróży osobie delegowanej przysługuje dieta w pełnej wysokości, natomiast za niepełną dobę podróży do 8 godzin mu przysługuje 1/3 diety. Jeśli niepełna doba podróży trwa od 8 do 12 godzin delegowanemu przysługuje 1/2 diety, natomiast gdy trwa ona ponad 12 godzin – przysługuje mu wówczas dieta w pełnej wysokości.
Rozliczając koszty noclegu należy nadmienić, że ryczałt nie przysługuje osobie delegowanej, gdy zagwarantowano jej bezpłatny nocleg lub zamówiono go i opłacono wcześniej. W przeciwnym wypadku zwrot środków za skorzystanie z usług hotelowych odbywa się za okazaniem rachunku. W razie jego nieprzedłużenia, delegowanemu przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu na hotel.
Rozliczenie wyjazdu zagranicznego – podobnie jak delegacji krajowej – powinno nastąpić w terminie 14 dni od zakończenia delegacji.
Czy informacje zawarte w artykule okazały się pomocne? Wypowiadajcie się w komentarzach.
