Mając na uwadze szereg różnych działań, jakie będzie musiał podejmować dla „rozkręcenia firmy” warto zastanowić się, czy chce brać na siebie dodatkowy obowiązek, jakim jest prowadzenie księgowości. Jeśli nie posiada on kompletnie żadnej wiedzy w materii podatkowej, próba samodzielnego przebrnięcia przez zarówno skomplikowany system, jak i same procedury, może nie zniechęcić, to na pewno generować szereg nieprzyjemności.
Fot. photoxpress.comRzucanie się na głęboką wodę z góry skazane jest na niepowodzenie. Jeśli więc nie mamy bladego pojęcia o prowadzeniu księgowości, najlepiej działania pozostawić specjaliście. Nie oznacza to jednak, że musimy być uzależnieni od biura rachunkowego. Wręcz przeciwnie, z czasem powinniśmy, systematycznie wdrażać się i dokształcać, aby móc samodzielnie pokierować nie tylko decyzyjnością co do przyszłości firmy, ale sprawami tak przyziemnymi, jakimi są księgi. Najlepszym rozwiązaniem byłoby więc zatrudnienie księgowej, która będzie dla nas nie tylko osoba dbająca o rozliczenia, ale i nieocenionym źródłem wiedzy, którą prędzej czy później i tak nabyć musimy. Poza nią możemy oczywiście skorzystać z szeregu kursów i szkoleń, czy to internetowych, czy oferowanych przez szereg instytucji m.in. „przyśpieszony kurs rachunkowości lub „zasady prowadzenia księgowości”. Ciekawym pomysłem może być również księgowość online, czyli rozliczanie swojej firmy za pomocą Internetu.
Niezależnie od formy opodatkowania jaką dla siebie wybierzemy, rachunkowość w firmie powinna wiązać się z prowadzeniem ksiąg, te zaś tworzone są na podstawie dowodów księgowych. Dowodami księgowymi może być wszystko, co stanowi przychód i rozchód w firmie. Począwszy od faktury zakupu towaru, przez fakturę za prąd po dowody sprzedaży i wiele wiele innych. Księgi powinny być prowadzone od dnia rozpoczęcia działalności w sposób ciągły i nieprzerwany. Najważniejsza w ich prowadzeniu jest systematyczność i chronologia. Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku jest głównym aktem prawnym regulującym zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych. Innymi aktami prawnymi regulującymi te zasady są Międzynarodowe Standardy Rachunkowości. Księgi rachunkowe otwierane są nie tylko na początku działalności, ale każdego nowego roku obrachunkowego, w dniu w którym firma zmienia status prawny oraz w dniu wszczęcia postępowania upadłościowego. Zamknięcie księgi ma miejsce oczywiście na koniec roku obrachunkowego, w dniu zakończenia prowadzenia działalności, w dniu zmiany statusu firmy lub z chwilą ogłoszenia likwidacji lub upadłości.
Księgi rachunkowe dzielimy na dziennik, księgę główną, księgę pomocniczą, inwentarz oraz zestawienie obrotów i sald. Dziennik jest właściwie częścią składową księgi, wpisujemy w niego sumy obrotów w sposób ciągły i ponumerowany. Księga główna jest syntezą informacji o charakterze chronologicznym. Rejestruje się w niej zdarzenia zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, co oznacza, że dekretacja zdarzeń gospodarczych odbywa się na co najmniej dwóch kontach po przeciwnych stronach. Księga pomocnicza to swoiste dopełnienie księgi głównej, a także jej uszczegółowienie. Jest prowadzona dla środków trwałych, odpisów amortyzacyjnych, wartości niematerialnych i prawnych, rozrachunków z kontrahentami, pracowników, operacji dotyczących zakupu, sprzedaży i gotówkowych oraz kosztów i innych składników aktywów. Inwentarz to wykaz aktywów i pasywów przedsiębiorstwa, ustalonych droga inwentaryzacji. Zestawienie obrotów i sald to dokument przedstawiający to, co ma w nazwie. Chodzi tutaj zarówno o salda kont analitycznych, jak i szczegółowych.
Najważniejszymi zasadami prowadzenia ksiąg są rzetelność, sprawdzalność zapisywanych w nich informacji, bezbłędność, prowadzone powinny być na bieżąco. Informacje te szczegółowo opisane są w ustawie o rachunkowości Art. 24 pkt.1. W jej rozumieniu rzetelność oznacza że księgi przedstawiają stan rzeczywisty, bezbłędność, że dane ujęte są w sposób poprawny, ciągły i kompletny. Sprawdzalność oznacza, że księgi rachunkowe dają możliwość sprawdzenia czy dokonane w nich zapisy są poprawne. Zwrot na bieżąco zaś, że ujmują one zapisy w dniu dokonaniu operacji gotówkowych, czekowych, i wekslowych. (1) Istnieje również szereg wymogów ogólnych, o których mówi ustawa. Między innymi powinny one być trwale oznaczone nazwą firmy, wyraźnie oznaczone co do roku obrachunkowego, przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
Podstawą tworzenia się ksiąg rachunkowych są dowody księgowe. Są to dokumenty potwierdzające dokonanie określonej operacji gospodarczej. Każdy dowód księgowy powinien zawierać określenie rodzaju dowodu (czyli nazwę dowodu) i kolejny numer, datę i miejsce wystawienia, nazwę i adres jednostki, dla której dokument został wystawiony, opis dokonanej operacji gospodarczej, wielkość operacji w mierniku wartościowym i ewentualnie ilościowym oraz podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie i udokumentowanie operacji. Dzielimy je na dwie kategorie. Ze względu na jednostkę wystawiającą i przeznaczenie dowodu, wśród nich wyróżniamy dowody zewnętrzne obce, zewnętrzne własne oraz wewnętrzne.
Druga kategoria to dowody sporządzane przez jednostkę (czyli naszą firmę), a wśród nich dowody zbiorcze, korygujące, zastępcze oraz rozliczeniowe. Wszystkie dowody powinny mieć swoje odzwierciedlenie w księgach rachunkowych. Same zaś zapisy zawierać muszą datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego oraz jego datę, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, kwotę i datę zapisu, oznaczenie kont, których dotyczy (2). (Ustawa o rachunkowości Art. 23 pkt. 2) Nikt z nas nie jest nieomylny. Dopuszczalne jest więc skreślenie nieprawidłowych treści w księgach i zastąpienie jej poprawną, przy czym skreślona wartość musi być widoczna. Osoba dokonująca zmian powinna podpisać się pod nimi i umieścić datę dokonania zmiany.
Na podstawie ksiąg nasza firma dokonywać będzie wszelkich operacji związanych z rozliczaniem się z Urzędem Skarbowym, księgi powinniśmy przechowywać aby móc udostępnić je ewentualnej kontroli skarbowej. Będą podstawą do obliczenia rentowności firmy, ustalenia strategii, znalezienia opcji rozwoju. Bez dobrze i sprawnie prowadzonej księgowości nasza firma nie ma najmniejszych szans. Nawet jeśli posiada ogromny kapitał, świetny produkt i zastęp doskonałych fachowców. Nie bez powodu potocznie mówi się, że zła lub – co gorsza – niezadowolona księgowa potrafi zepsuć biznes. Największym wrogiem przedsiębiorcy w stosunku do prowadzenia rachunkowości jest bałagan. Nie bez powodu profesjonalne księgowe, w sposób wręcz zaskakujący potrafią sklasyfikować i zewidencjonować każdy dokument. Zanim nabędziemy tą wiedzę, warto więc zatrudnić doświadczoną księgową.
Źródła:
1) Art. 24 pkt. 1, Ustawa o rachunkowości
2) Art. 23 pkt. 2, Ustawa o rachunkowości
Dlaczego szukacie takich informacji? Czy okazały się pomocne?
Założenie firmy to nie jest jednodniowa decyzja, także na początku wiele rzeczy lepiej jest się nauczyć samemu robić. Co do księgowości to jak ja zakładałam swoją firmę poszłam na szkolenie z zakresu prowadzenia uproszczonej księgowości, tam jedna dziewczyna poleciła mi Symfonie Start jako program wspomagający. Najpierw przebrnęłam przez wersję testową, później skończyło się na zakupie licencji. Nie takie to straszne jak się może komu wydawać.