Na końcu protokołu inwentaryzacyjnego powinna znaleźć się klauzula „Spis zakończono na pozycji…” (nr pozycji wyszczególnienia rodzajów towarów objętych spisem), podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela firmy i wspólników.
W razie przyjęcia wyceny towarów w kwocie niższej od ceny zakupu albo od kosztów wytworzenia należy przy poszczególnych pozycjach wpisać jednostkową cenę zakupu lub koszt wytworzenia. Spis z natury, sporządzany przez osoby opodatkowane na zasadach ogólnych, powinien obejmować również towary obce znajdujące się w magazynach podatnika. Należy ująć je ilościowo w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.
Celem inwentaryzacji, będącej jedną z form kontroli wewnętrznej, jest ustalenie rzeczywistego stanu zasobów majątkowych (czy aktywów) i źródeł ich pochodzenia (czyli pasywów), aby na tej podstawie umożliwić doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, zapewnić rzetelność informacji ekonomicznych na podstawie uzyskanych danych. Jeżeli inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową przeprowadza raz w ciągu dwóch lat, a zapasów towarów i materiałów objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego firmy przeprowadza się raz w roku, zgodnie z ustawą dopilnowana będzie prawidłowość dotycząca czasu przeprowadzania spisu z natury.
Niezależnie od obowiązujących momentów inwentaryzacji, które wyznacza ustawa o rachunkowości, w praktyce inwentaryzację należy przeprowadzić w chwili zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej (lub na jej żądanie), zdarzeń losowych (kradzież, pożar, itp.), które mogły spowodować zmiany w stanie składników majątkowych, żądania innych organów (urząd skarbowy, sąd, policja itp.) lub na przykład w chwili przeprowadzki. Inwentaryzacja może być prowadzona w różny sposób. Należy ją dostosować do charakterystyki objętych nią składników. Dopuszczalne są następujące sposoby przeprowadzania inwentaryzacji spis z natury: potwierdzenie prawidłowości sald oraz porównanie ksiąg z dokumentami.
Podczas przeprowadzania inwentaryzacji na przykład na dużych powierzchniach magazynowych, dopuszczalnym jest przybranie wartości szacunkowych. Na przykład, jeśli na metr kwadratowy powierzchni magazynowej przypada trzydzieści sztuk danego produktu, a ten jest zapełniony, przyjmujemy wartość za prawdziwą. Nie musimy w ten sposób przeprowadzać pracochłonnej inwentaryzacji całości składu magazynowego. Ma to jednak zastosowane w przypadku inwentaryzacji prowadzonej na własne potrzeby. Szczegółowa inwentaryzacja przeprowadzana w odpowiednim czasie, będzie konieczna nie tylko dla celów wewnętrznych, podatkowych czy związanych z określeniem stanu magazynowego. Częste inwentaryzacje ograniczają możliwość generowania strat, ułatwiają wyznaczenie, jakie produkty cieszą się najlepszą zbywalnością, pomaga w utrzymaniu należytego porządku w księgach firmowych i w firmowym magazynie.
Dlaczego szukacie takich informacji? Czy okazały się pomocne?
