Jeśli to możliwe, to promocję przedsięwzięcia powinno się uwzględnić już na etapie jego planowania. Sytuacja jest trudniejsza, gdy w grę wchodzi PR już realizowanego projektu. Najlepszą praktyką jest uwzględnienie kilku atrakcyjnych z marketingowego punktu widzenia punktów, na których będzie można oprzeć późniejszą promocję. Również na tym etapie warto postarać się o uzyskanie patronatu honorowego instytucji, a przede wszystkim medialnego. W praktyce oznacza to, że mamy zagwarantowaną obsługę prasową, gdy przygotowujemy szkolenie oraz organizujemy je. Nie wspominając o funkcji informacyjnej.
Warto pamiętać, że w ramach marketingu mamy do wyboru wiele różnych narzędzi. Wybór sposobu promowania projektu uzależniony jest od zasobów finansowych, kosztów PR, naszej pomysłowości i zaangażowania. Trudno wyobrazić sobie promocję bez pieniędzy (chyba, że opartą na pracy wolontariuszy), choć z drugiej strony ważniejszy jest dobry pomysł. Jednak należy pamiętać, że na swój sposób PR jest elastyczną materią. Oznacza to, że osiągnięcie marketingowego celu jest możliwe na wiele sposobów, które nie koniecznie wiążą się dużymi kosztami.
Strategia promocyjna musi zostać przemyślana, czyli zorganizowana w taki sposób, który umożliwi dotarcie do jak największej grupy interesujących nas adresatów. Nawet najlepiej zaplanowanie, atrakcyjne zajęcia mogą się nie odbyć, jeśli zostanie zaniedbany ten element. W związku z tym, należy się skupić na tych podmiotach i działaniach, zbliżających do osiągnięcia tego celu. Powinna być zrównoważona, czyli niezbyt ogólna, choć z drugiej strony nie za szczegółowa. Do zachowania tej równowagi służą wybrane wcześniej najważniejsze i zarazem najbardziej interesujące punkty. Warto pamiętać o rozłożeniu promocji w czasie w sposób, który zagwarantuje ciągłe informowanie odbiorców na temat szkolenia czy warsztatów.
Do odpowiedniej promocji potrzebujemy pracowników czy osób, które pomogą nam wykonać to zadanie. Warto, więc zadbać o jasny i przejrzysty zakres obowiązków dla każdej z nich. Na bieżąco powinno się również monitorować przebieg działań PR-owskich, z równoległym wprowadzaniem niezbędnych zmian. Jeśli chcemy monitorować skuteczność strategii, to możemy wprowadzić wskaźniki, które pozwolą po zakończeniu szkoleniu ocenić jej efektywność. Mogą to być np. liczba uczestników zajęć czy poziom zadowolenia z warsztatów oceniony na postawie ankiet.
A jaka jest Wasza opinia na ten temat? Macie inne sugestie i wskazówki? Podzielcie się nimi!
