co przechowywać rachunki i inne dokumenty?
Rachunki, przykładowo za media, faktury za zakup towaru czy usługi są dokumentami dowodowymi. Oznacza to, że ewentualne reklamacje można składać wyłącznie w oparciu o te dokumenty. Przykładowo, jeżeli kupujemy w sklepie toster, którego gwarancja wynosi dwanaście miesięcy, a po sześciu miesiącach opiekacz się psuje, możemy go reklamować, ale wyłącznie wówczas, gdy posiadamy dowód zakupu w postaci paragonu lub faktury. Przykład ten pokazuje jak istotne jest przechowywanie rachunków i faktur. W odniesieniu do rachunków za media dodatkową korzyścią z ich gromadzenia jest możliwość porównywania wydatków i ewentualnego kontrolowania ich wysokości.
Jak należy przechowywać dokumenty?
Jak już zostało wskazane, dokumenty takie jak rachunki czy faktury warto jest zachowywać, gdyż może zaistnieć potrzeba sięgnięcia po nie. Zasadniczą zasadą jakiej należy przestrzegać przy przechowywaniu dokumentów jest ich gromadzenie w jednym miejscu. Polecanym przez nas rozwiązaniem jest przygotowanie segregatora, w którym składane będą rachunki i faktury określonego rodzaju lub wydatki poniesione np. w danym miesiącu.
Sposoby organizowania dokumentów w segregatorach
Bardzo ważne jest, aby dokumenty przechowywane były w jednym miejscu (przykładowo w segregatorze), gdyż to znacznie ułatwia sięgnięcie do nich w razie potrzeby. Dokumenty mogą być organizowane w segregatorze na różne sposoby, z których najbardziej charakterystyczne są dwa – porządkowanie ze względu na rodzaj wydatków lub okres, w którym zostały poniesione. Organizując dokumenty ze względu na kryterium rodzaju wydatków osobno będą przechowywane rachunki i faktury dokumentujące wydatki poniesione na prąd, gaz, wodę, wydatki bieżące na jedzenie, odzież, leki oraz związane z wymianą sprzętu domowego, mebli. Zaletą takiego rozwiązania jest możliwość porównywania wydatków określonego rodzaju w poszczególnych okresach. Drugim rodzajem gromadzenia rachunków i faktur w segregatorach jest ich łączne przechowywanie w koszulkach oznaczających poszczególne okresy np. miesięczne (wydatki czerwiec 2012). Korzyścią z wykorzystywania tego sposobu porządkowania dokumentów jest łatwość odnalezienia rachunku za konkretny miesiąc.
A czy Wy macie jakieś sprawdzone sposoby na organizację dokumentów w domu?
