Biznes plan działalności gospodarczej – co to jest?

Nie możemy sobie pozwolić na spekulacje, podawanie danych w przybliżeniu czy też zawarcie w biznesplanie danych nieprawdziwych. Zemści się to na nas szybko. Po pierwsze, jeśli przygotowując bilans zysków i strat zafałszujemy dane, nie będziemy w stanie oszacować parametrów. Zanim plan wejdzie w życie, już pojawią się problemy. Najważniejsza więc będzie rzetelność, uczciwość i realne myślenie. Niejeden biznesplan opiewał o zasadę „jakoś to będzie” i nie zyskał on aprobaty inwestorów.

Biznesplan powinien zawierać założenia dotyczące działalności, jej rozwoju, sposobów finansowania, przychodów, rozchodów i potencjalnych zysków. Przygotowywany jest nie tylko przez nowych przedsiębiorców, ale także jako źródło informacji dla wspólników czy inwestorów w działających już przedsiębiorstwach. Napisanie dobrego biznesplanu, często powierzane jest zawodowcom, zajmującym się tego typu projektami na co dzień. Jeśli więc posiadamy środki, które możemy przeznaczyć na napisanie planu, warto je zainwestować. Samemu jednak możemy przygotować wstępny kosztorys, niezbędne informacje i wykorzystać je jako szkic lub podstawę do pracy dla specjalisty.

Planowanie stało się niejako najważniejszą rzeczą w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Bez planu mającego na uwadze analizę rynku, zachowania gospodarki, wpływy zewnętrzne i wewnętrzne czy analizę sprzedaży, nie da się w sposób prawidłowy rozwijać działalności. Założenia zawarte w planach, powinny być jednak na tyle elastyczne, abyśmy mogli dostosować je do szybko zmieniających się warunków. Wynika z tego, że potrzebujemy nie tylko planu A, ale i planu B,C itd. Planowanie jest istotne dla wyznaczenie celów dla danego przedsiębiorstwa i realizację ich w określonym w czasie. Plany powinny mieć charakter ciągły, jeszcze przed zakończeniem realizacji jednego przedsięwzięcia, powinniśmy mieć zaplanowane następne. Podstawą do wytyczania w firmie planów przedmiotowych będzie planowanie finansowe.

Biznesplan będzie więc szczegółowym dokumentem, mającym na celu określenie strategii działania firmy. Na jego podstawie w późniejszym terminie będzie można określić, w jakim stopniu udało się zrealizować zaplanowane założenia. Ważnym więc będzie realizm prognoz, szacunków i prezentowanych danych, treść napisana w sposób czytelny i interesujący, atrakcyjna oprawa graficzna i oczywiście korekta ewentualnych błędów językowych czy ortograficznych. Nawet najlepiej przygotowany biznesplan, może pogrążyć przyszłego przedsiębiorcę, poprzez niedopilnowanie korekty. W biznesplanie powinniśmy zawierać jak najwięcej przydatnych informacji. Nie powinniśmy się bać szczegółów, pod warunkiem że mają one istotny wpływ dla działania firmy. Przykładowo można podać koszta związane z funkcjonowaniem biura, ale już rozdrabnianie się, ile wydamy miesięcznie na linijki, korektory i papier do ksero jest zbyteczne. Dokument powinien zawierać osiem pełnych rozdziałów. Warto przygotować go w formie prezentacji komputerowej, wizualnie będzie on wtedy dla czytelnika atrakcyjniejszy.

Wprowadzenie:
Powinno zawierać ogólny wstęp do pracy – cele, jakie chcemy osiągnąć za pomocą biznes planu. Jeśli staramy się o kredyt czy fundusze, powinniśmy wymienić pełną nazwę instytucji, z jaką chcemy współpracować, w kilku zdaniach opisać, dlaczego właśnie z jej funduszy chcemy skorzystać. Warto również zamieścić wstępną informację o kwocie, jaką chcemy uzyskać. Wprowadzenie powinno zawierać informacje na temat tego, w jaki sposób dokonaliśmy analizy, na bazie jakich źródeł, w jakiej walucie. Jasne i czytelne wyjaśnienie sposobu analizy, spowoduje, że nie zostaniemy posądzeni o nierzetelność. Wnioski z analizy są we wprowadzeniu zbędne. Pełen ich opis, będzie miał miejsce w dalszej części biznesplanu.

Streszczenie:
Streszczenie, czyli zawarcie w punktach z krótkim opisem informacji o tym, co zawiera cały dokument, teoretycznie powinno znajdować się na jego końcu. Niemniej trzeba wziąć pod uwagę fakt, że potencjalny inwestor prawie zawsze najpierw przejrzy spis treści. Na jego podstawie oceniając, czy dalsze czytanie dokumentu ma sens. Streszczenie powinno więc być napisane w sposób czytelny, przejrzysty i mający na celu zaciekawienie naszym pomysłem odbiorcę. Należy w nim uwzględnić przedmiot biznesplanu, czyli co stanowi nasz pomysł na interes, inwestycje (jakie w tej materii należy poczynić) oraz cele. Kolejny punkt to to, co chcemy osiągnąć po ich zrealizowaniu. Punkt mówiący o kosztach, o zyskach, czynnikach mających wpływ na jedno i drugie. Plusy i minusy inwestycji z uwzględnieniem potencjalnych korzyści dla inwestora. Warto również zawrzeć tutaj informacje o tym, z jakich innych alternatywnych źródeł finansowania korzystamy, skorzystaliśmy oraz ile kapitału własnego udało nam się zebrać.

Charakterystyka firmy:
Powinna być rozbudowaną częścią biznesplanu. Inwestorzy nie chcą tracić czasu na czytanie całego dokumentu. Często po przeczytaniu streszczenia, przechodzą do charakterystyki po to, aby jak najszybciej zorientować się, czy mogą zarobić na włożeniu środków w nasze przedsięwzięcie. Dlatego tak ważnym jest napisanie o naszej firmie, w sposób jak najatrakcyjniejszy. Zachowując jednak umiar, aby nie przekoloryzować. Banki czy instytucje finansujące, zdają sobie doskonale sprawę z sytuacji na rynku, możliwości rozwoju dla danego sektora czy potencjalnych zysków danego przedsiębiorstwa. Rozpocząć powinniśmy od danych adresowych. Jeśli nasza firma dopiero startuje, warto zamieścić krótką informację o sposobie, w jaki powstała, idei jaka temu przyświecała. Jeśli firma działa od lat, można zamieścić w charakterystyce krótki opis najważniejszych wydarzeń (oczywiście tych pozytywnych), jakie miały miejsce w ostatnich latach działalności. Nagrody, osiągnięcia, zwiększenie produkcji, certyfikaty. Lub jeśli zaczynamy, nasze prywatne osiągnięcia w dziedzinie, w jakiej rozpoczynamy. Kolejny akapit to ogólna charakterystyka branży (czym firma zajmuje się, na jakim polu działa).

Ważne jest spersonalizowanie przedsięwzięcia. Podanie do wiadomości informacji o osobach w nie zaangażowanych. Jeśli jesteśmy dużą spółką akcyjną, można wymienić tylko najważniejszych akcjonariuszy z krótkim opisem. Jeśli zaś prowadzimy małą firmę, warto w dobrym świetle przedstawić nas samych i zmotywowanych ambitnych pracowników lub współpracowników. Wykazanie dorobku zawodowego i osiągnięć może być jednym z ważniejszych punktów. Firmę tworzą ludzie – to od nich zależy powodzenie biznesu. Można pokusić się o wykonanie obrazowej struktury personalnej w firmie. Będzie ona stanowić jeden z załączników. W kolejnym akapicie powinniśmy zamieścić informacje o wysokości zatrudnienia, ogólnej sytuacji ekonomicznej. To bardzo ważna cześć biznesplanu. Ma na celu pokazanie inwestorowi, kim jesteśmy jako firma.

Cele:
W tym dziale powinniśmy zawrzeć informacje o aspiracjach firmy. O tym co jest celem, co uda nam się osiągnąć po otrzymaniu funduszy od inwestora. W grę zaczynają wchodzić liczby, powinniśmy więc przywiązać dużą uwagę do ich prawdziwości. Musimy w sposób jasny ustalić terminy rozpoczęcia i zakończenia zaplanowanych prac, opisać poszczególne etapy. Wykazać spodziewane efekty zarówno finansowe, jak i przedmiotowe. Na przykład, możliwość zapewnienia nowych miejsc pracy, zwiększenie produkcji, a tym samym zysków o konkretne kwoty. Wykazać wzrastający popyt i konieczność zaspokojenia go. Wykazać należy konkretnie i w którym momencie przedsiębiorstwo zacznie przynosić zwrot z inwestycji. Jasno określić, ile zarobimy i w jakim czasie. Powinniśmy szczegółowo przedstawić, na co zostaną spożytkowane pieniądze, uwzględniając opis tego, co potrzebne nam będzie w realizacji celu. Wszystko po to, aby inwestor czarno na białym miał uwydatnione, na co pójdą jego pieniądze. Opis ten można przygotować w formie harmonogramu realizacji inwestycji z podpunktami, w których zawrzemy informacje o podmiotach finansujących (jeśli inwestor do którego się zwracamy nie będzie jedynym) oraz o podmiotach, które w inwestycji zostaną wykorzystane. Wszystko powinno być określone nie tylko kwotowo, ale także w ramach czasowych potrzebnych na realizację.

Analiza strategiczna:
W tym dziale powinniśmy w sposób rzetelny nakreślić silne i słabe strony przedsięwzięcia. Wykazać szanse, jakie mogą się pojawić na drodze firmy oraz co mogą za sobą nieść. A także powinniśmy wykazać, jakie zagrożenia mogą się pojawić, jakie skutki mogą z nich wynikać, jakie mamy możliwości czy też przygotowanie do ich zniwelowania. To właśnie nasz plan B. Analiza strategiczna, to miejsce na opisanie strategii biznesowej na dalszy czas, jaką zamierza przyjąć firma, z uwzględnieniem wyżej wymienionych parametrów. Analiza powinna się opierać o dane dotyczące mikro otoczenia firmy, makro otoczenia firmy, mix marketingowy oraz zawierać pozostałe, nieujęte wcześniej silne i słabe strony przedsiębiorstwa. Analiza makro otoczenia opiera się o fakt istnienia firmy w danym kraju z danym poziomem rozwoju gospodarczego i w określonych warunkach politycznych. Uwzględniać należy dane dotyczące przepisów prawa. Prawidłową diagnozę kondycji firmy i prognozy dotyczące przyszłości. Z analizy otoczenia ekonomicznego, technicznego, społeczno-kulturowego, oraz prawno-politycznego, powinniśmy wybierać te czynniki, które mają faktyczny wpływ na nasza firmę. Przedstawianie niepotrzebnych zagmatwanych teorii czy czynników będzie zbędne. Analiza mikro otoczenia, polega między innymi na wykazaniu realnego zagrożenia konkurencją. Jeśli nie zlecamy pisania biznesplanu specjaliście, może ona przysporzyć nam sporo trudności. Opiera się ona o szacunki i osobiste odczucia piszącego. Mikro otoczenie firmy tworzą inne podmioty gospodarcze mające wpływ na nasza firmę. Zarówno te będące konkurencją dla nas, jak i te mające bezpośredni wpływ na funkcjonowanie naszego przedsiębiorstwa, czyli kontrahenci, dostawcy, usługodawcy. Analizę powinniśmy opisać, charakteryzując ogólnie otoczenie, po czym skupić się na pozytywnym i negatywnym wpływie konkurencji, dostawców, klientów. A także pojawieniu się potencjalnej nowej konkurencji, czy produktów lub usług o podobnym charakterze. Na końcu jako wynik analizy mikro otoczenia opisać powinniśmy potencjał rozwojowy i przypuszczalną wielkość sprzedaży. Mix marketingowy to nic innego jak analiza czterech podstawowych elementów marketingu przedsiębiorstwa, elementów pozostających w ścisłej zależności między sobą. Są nimi: produkt, cena, dystrybucja i promocja. Musimy pamiętać, że każdy z tych elementów powinien ze sobą współgrać. Jeśli produkt będzie zły, żadna promocja nie podniesie jego sprzedaży. Jeśli promocja będzie zaniedbana, nawet najlepsza cena nie gwarantuje nam dobrych wyników sprzedażowych. W tym dziale powinniśmy opisać pokrótce wszystkie cztery czynniki.

Dział analizy strategicznej, zakończyć powinny informacje o pozostałych słabych i silnych stronach przedsiębiorstwa. Ukazując je powinniśmy się oprzeć o analizę potencjału materialnego, określającą wartość posiadanych przez firmę dóbr, takich jak maszyny, nieruchomości, budynki, czyli środki trwałe. Analizę wartości niematerialnych i prawnych, czyli wykorzystywanych technologii, umów z dostawcami i odbiorcami, klientami i ogólnie pojętą wartością firmy. Analizę potencjału ludzkiego, obejmującą wielkość i strukturę zatrudnienia. Wydajność pracy mierzoną za pomocą wskaźnika będącego ilorazem łącznej sprzedaży czy produkcji, przez sumę wynagrodzeń, wraz z wszelkimi dodatkami. Oraz analizę organizacji i zarządzania zawierającej krótki opis formy prawnej, analizę kadry zarządzającej podział obowiązków odpowiedzialności i władzy.

Planner finansowy:
W tej części biznesplanu, powinna się znaleźć informacja o sprawozdaniach finansowych zarówno z planowanego przedsięwzięcia, jak i z zakresu całej działalności firmy. Zakłada się, że ramy czasowe powinny wynosić od trzech do pięciu lat. Oczywiście im większy zakres planowanych inwestycji, tym dłuższy będzie czas ich realizacji. Uwzględniamy zwroty z inwestycji, czyli potencjalne zyski, przygotowując wariant zarówno optymistyczny jak i pesymistyczny. Na potrzeby biznesplanu warto również dokonać bilansu przedsiębiorstwa. Powinniśmy również przygotować rachunek zysków i strat, czyli sprawozdanie ukazujące wyniki finansowe firmy.

Podsumowanie:
Zbliżając się do zakończenia prawidłowo napisanego biznesplanu powinniśmy umieścić wnioski z dokonanych wyżej analiz. Nie powinniśmy jednak pisać po raz drugi tego samego. Jeśli jakieś wnioski zostały już wyciągnięte, warto je jedynie wypunktować. Uwydatnić pozytywne aspekty analiz, co za tym idzie pomóc potencjalnemu inwestorowi podjąć ostateczną decyzję co do naszego projektu.

Załączniki:
W załącznikach powinniśmy umieścić wszelkie informacje, mające na celu lepsze zrozumienie tekstu, czyli wykresy i tabele (na przykład wykres struktury zatrudnienia w firmie) czy schematy schematy organizacji. Sprawozdania za poprzednie okresy rozrachunkowe, kosztorysy oraz dokładny spis źródeł, z jakich korzystamy. Jeśli analiza opierała się o dane statystyczne, tudzież o przepisy prawa, warto w podpunktach wymienić źródła.

Napisanie przejrzystego jasnego i – co najważniejsze – stawiającego przedsięwzięcie w dobrym świetle biznesplanu, nie jest łatwe. W zależności od struktury, formy prawnej i wielkości naszej firmy, będzie ono tym trudniejsze, im ona większa. Dla przedsiębiorcy który zaczyna działalność gospodarczą, jest to o tyle łatwiejsze, że większość analiz przeprowadzana będzie w formie spekulacji dotyczących przyszłych zysków, bez uwzględnienia dotychczasowej kondycji firmy, która jeszcze najpewniej nie istnieje. Najlepszym źródłem informacji mogą być poradniki, internet, wzory biznesplanów lub dokumenty już napisane, jeśli do takich możemy mieć dostęp. Od jakości biznesplanu, zależeć będzie, czy uda nam się zdobyć fundusze na rozwój działalności. Dlatego tak ważne jest podejście do niego w sposób profesjonalny.