Aby sprawnie i skutecznie zarządzać finansami w firmie, powinniśmy teoretycznie zwiększać sprzedaż przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów. Musimy jednak ograniczenie kosztów przeprowadzać w sposób bardzo rozmyślny, mając na uwadze długofalowe efekty naszych działań.
Nie wszędzie da się zaoszczędzić, co gorsza niektóre oszczędności w efekcie końcowym mogą nas wiele kosztować. Duże znaczenie będzie mieć także to, w jaki sposób nauczymy naszych pracowników podejścia do ograniczania kosztów. Kadra zarządzająca będzie miała duży wpływ na to, jak pieniądze będą oszczędzane w firmie. To ona będzie pierwszą zaporą, jeśli właściciel firmy i menadżerowie nie wykażą się w tej materii przykładnością, pracownicy nie będą za nas oszczędzać.
Pierwszą podstawową zasadą ustalania budżetu rocznego jest zerowanie wszystkich pozycji z poprzedniego roku. Ustalanie budżetu na podstawie wydatków, jakie poczyniliśmy w roku poprzednim, jest błędne – łatwiejsze, ale mniej precyzyjne. Jeśli jakiś koszt mógł zostać znacznie pomniejszony, nie zostanie. Załóżmy abstrakcyjny przykład, że koszta materiałów biurowych w roku poprzednim wyniosły dziesięć tysięcy. Ustalając budżet przez dodanie dziesięciu procent, zakładamy, że na materiały biurowe wydamy jedenaście tysięcy. Tymczasem koszt ich zakupu spadł o 20%, zamiast ustalić go na osiem tysięcy, już przy sporządzaniu budżetu straciliśmy trzy tysiące. Ustalenie wydatków od zera będzie dla nas bardzo pracochłonne, mimo to wpłynie bardzo pozytywnie na oszczędności.
Do zerowego budżetowania dochodzi jeszcze zasada 80/20. Mówi ona o tym, że 80% pieniędzy idzie na pokrycie dwudziestu procent kosztów. Aby efektywnie oszczędzać w naszym przedsiębiorstwie bez narażania go na negatywne skutki oszczędności, powinniśmy unikać zatrudniania zbyt wielu pracowników. Jeśli to możliwe, również stawiać na podnoszenie kwalifikacji i wielofunkcyjności już zatrudnionych osób oraz automatyzować pracę wszędzie tam, gdzie się da. Zakup nowoczesnych technologii, na dłuższa metę będzie tańszy niż utrzymanie pracowników. Wydatkami powinniśmy się zajmować na bieżąco, stwarzając program kontroli bez czekania na sytuację kryzysową, przygotować się do niej odpowiednio wcześnie.
Odpowiedzialnością za kontrolę wydatków powinniśmy również obarczać tych pracowników, którzy je generują. Maksymalizacja zysków połączona z kontrolą wydatków. Jeśli w odpowiedni sposób będziemy zarządzać wydatkami, będzie to miało pozytywny wpływ na zyski. Nie należy trzymać się jednego dostawcy z powodu długoletniej współpracy, szukanie konkurencji i sprawdzanie jej wiarygodności poprzez nieduże początkowe zamówienia, może się okazać rentowne. Analizowanie ofert kontrahentów i bycie na bieżąco w cenach usług również przyniesie oszczędności. Nie oznacza to, że powinniśmy przy doborze usług kierować się jedynie ceną.
Poza kontrolą wydatków i ich zmniejszaniem, do podwyższenia rentowności w firmie przyczynia się zwiększenie marży i zwiększenie sprzedaży. Zwiększenie marży, związane jest ze zwiększeniem różnicy pomiędzy ceną sprzedaży a kosztem produkcji. Marża równa jest cenie minus koszt produkcji. Na zwiększenie marży wpływać możemy podnosząc ceny, co nie zawsze będzie dobre dla konkurencyjności naszego produktu czy usługi, lub zmniejszając koszta produkcji.
Z drugą metodą również należy działać ostrożnie. Dobieranie tańszych komponentów do produkcji może mieć miejsce w tym tylko przypadku, jeśli nie wpłynie ono na jakość produktu końcowego. Stosowanie obydwóch zabiegów w mądry sposób będzie najlepszym rozwiązaniem. Podnoszenie cen jest tanie, może mieć miejsce tylko wtedy, kiedy klienci zaakceptują podwyżkę. Jeśli na towar jest popyt lub jego atrakcyjność jest na tyle duża, że klient zgodzi się zapłacić więcej. Stałe kontrolowanie zachowań rynku będzie koniecznością. Tak samo jak budowanie dobrych stosunków między klientem a firmą poprzez odpowiednio prowadzony marketing.
Podwyżki powinny być wprowadzane na początku roku. Jednakże wprowadzanie procentowej podwyżki na każdy artykuł w tym samym stopniu, to błąd taki sam jak planowanie budżetu na podstawie zeszłorocznych wydatków. Do każdego oferowanego produktu powinniśmy podchodzić indywidualnie, analizując wysokość popytu, wielkość sprzedaży i atrakcyjność. Tutaj można będzie zastanowić się także nad redukcją asortymentu lub wprowadzaniem nowego. Zrozumienie mechanizmów funkcjonowania biznesu i gospodarki, zajmie przedsiębiorcy wiele lat zanim dojdzie do takiego doświadczenia, które pozwoli mu na swobodne poruszanie się na rynku. Przedsiębiorcę czekają tysiące nietrafnych kroków i tyleż samo właściwych decyzji.
Czy informacje zawarte w artykule okazały się pomocne? Zapraszam do komentowania.
