Moment powstania obowiązku podatkowego
Obowiązek rozliczenia podatku powstaje w momencie otrzymania zaliczki w formie zadatku, przedpłaty lub raty płatności. W tej sytuacji przedsiębiorca jest obowiązany do wystawienia faktury VAT zaliczkowej. Powinna być ona wystawiona nie później niż siedem dni od otrzymania wpłaty części lub całości należności.
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur określa obowiązkowe elementy faktury zaliczkowej. Powinna ona określać dane obowiązkowe, takie same jak "zwykła" faktura a ponadto szczegółowe informacje dotyczące zamówienia lub umowy, której dotyczy zaliczka. Co do zasady powinna to być nazwa towaru lub usługi, cena netto, ilość zamówionych jednostek ich wartość netto, stawki i kwoty podatku, a także wartość brutto umowy lub całości zamówienia i datę otrzymania części lub całości kwoty, (jeśli nie jest taka sama jak data wystawienia faktury). Należy podkreślić, że nie wystarczy określenie grupy towarowej jak np. „materiały budowlane”. Konieczne jest doprecyzowanie w fakturze zaliczkowej nazw konkretnych towarów, których dotyczy kwota zaliczki.
Faktura końcowa
Po otrzymaniu zaliczki sprzedawca wystawia fakturę zaliczkową. Po wykonaniu całości usługi lub dostarczeniu całego towaru objętego umową powinien on wystawić fakturę końcową. Aby ustalić wartość faktury końcowej należy zsumować wartości towarów lub usług objętych umową i pomniejszyć o kwoty już otrzymane. Kwotę podatku VAT kalkuluje się w podobny sposób, odejmując sumę kwot podatku z faktur zaliczkowych od podatku obejmującego całą wartość umowy. Na fakturze końcowej oprócz elementów, jakie powinny znaleźć się na zwykłej fakturze należy umieścić numery wszystkich faktur zaliczkowych wystawionych w ramach danej umowy kontrahentowi przed wydaniem całego towaru lub zakończeniem wykonania określonej usługi.
Netto czy brutto?
Kwoty otrzymanych zaliczek traktowane są, jako kwoty brutto. Przedsiębiorca po otrzymaniu pieniędzy oblicza VAT i wówczas wystawia fakturę na właściwą kwotę brutto, w której zawiera się wartość podatku VAT, zgodnie z wytycznymi opisanymi powyżej.
