Pracownikowi przysługują należności związane z pokryciem kosztów podróży służbowej m. in.:
– zwrot kosztów podróży środkami komunikacji publicznej albo pojazdem pracownika (jeżeli pracodawca nie zapewnił środka transportu),
– dieta na podróż służbową,
– zwrot kosztów noclegu albo ryczałt za nocleg (jeżeli pracodawca nie zapewnia noclegu)
– zwrot kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej lub samochodem pracownika1
Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zależą od charakteru podróży (czy jest to podróż krajowa czy zagraniczna), czasu trwania podróży, waluty, w jakiej ustalane są diety i limity na noclegi w poszczególnych krajach. Dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej przysługują następujące kwoty:
dieta dla podróży służbowej na terenie kraju – czyli suma przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów podróży – wynosi 23 zł za dobę. Należność tę oblicza się za czas liczony od rozpoczęcia podróży do powrotu po wykonaniu zadania w następujący sposób:
– podróż trwająca od 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje połowa diety, podróż trwająca ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości
– ryczałt na jeden nocleg na terenie kraju wynosi 34, 50 zł
– ryczałt za dojazdy wynosi 4,60 zł
– dopiero na wniosek pracownika są przyznawane zaliczki na niezbędne koszty podróży2
– pełny zwrot kosztów za podróż służbową następuje po rozliczeniu się przez pracownika z odbytej podróży na podstawie przedstawionych przez niego rachunków za usługi hotelarskie, koszty przejazdów czy koszty wyżywienia
W większości przypadków stawki diet i zryczałtowane kwoty za dojazdy, noclegi i wyżywienie nie są obliczane ściśle na podstawie ustawy, lecz są regulowane przez wewnętrzne prawo zakładowe (np. regulamin wynagrodzeń). Jeżeli wewnętrzne prawo zakładowe nie ustanawia takich stawek, należy stosować stawki określone w rozporządzeniu.
Stawki przyjęte w rozporządzeniu nie podlegają rozliczeniu w podatku dochodowym od osób fizycznych – jeżeli jednak przekraczają progi wskazane w rozporządzeniu, należy je uwzględnić przy obliczaniu podatku. Kwoty określające wysokość diet za podróże służbowe, znajdują się w takich aktach prawa wewnętrznego zakładów pracy jak:
– układ zbiorowy pracy
– regulamin wynagradzania
– umowa o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.3
Przy tym postanowienia tych aktów nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej.
Diety z tytułu wyjazdu służbowego za granicę ustala się inaczej, według tabeli, która dla każdego państwa określa:
– walutę w jakiej wypłacana jest dieta
– wysokości diety
– kwotę limitu na nocleg4
(np. Czechy: waluta – EUR, wysokość diety – 33EUR, kwota limitu na nocleg – 80 EUR;
Dania: waluta – DKK, wysokość diety – 324 DKK, kwota limitu na nocleg – 800 DKK; Egipt: waluta – USD, wysokość diety – 49 USD, kwota limitu na nocleg – 110 USD).
Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia powrotu (zakończenia podróży). Do takiego rozliczenia pracownik dołącza rachunki (dokumenty) potwierdzające określone wydatki: koszty przejazdów, żywność, koszty leczenia, noclegi i inne. Jeżeli pracownik nie miał możliwości przedstawienia rachunku, składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku, uzasadniając poniesienie tego wydatku i przedstawiając przyczyny braku rachunku potwierdzającego wydatek.
Czy dieta za podróż służbową jest wg Was wystarczająca? Jakie koszty powinien dodatkowo ponosić pracowdawca? Wypowiedzcie się!
1. Art. 77 (5) § 1 Kodeksu pracy
2. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju z późniejszymi zmianami
3. Art. 77 (5) § 3 Kodeksu pracy
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami z późniejszymi zmianami
