Układ pisma powinien być przejrzysty. Dokument zawiera informację kiedy i gdzie został zredagowany. Grzecznie podać imię, nazwisko nadawcy oraz nazwę i adres firmy. List zaczyna się od zwrotów grzecznościowych, np. „Szanowny Panie” i takimi się kończy, np. „Z poważaniem”. Podpis zawsze jest odręczny. Dobrze zacząć od uzasadnienia powodu, dla którego wysyła się pismo. Kiedy jest odpowiedzią na wcześniejszy list, grzecznie byłoby do niego nawiązać.
Najważniejszą zasadą wydaje się szacunek do klientów osób, z którymi koresponduje się. Firmowa korespondencja powinna być tak redagowana, żeby adresat czuł, że jego sprawa traktowana jest poważnie. Należy zrezygnować z osądzania osoby, do której kierowane jest pismo. Styl wypowiedzi powinien być oficjalny. W luźny sposób piszemy tylko do znajomych. Pamiętajmy też, że w formalnej korespondencji zawsze zwracamy się Pani, Pan, Państwo.
photoxpress.com
Styl nie musi być wyszukany. Nie można pisać tak, żeby klient czuł, że traktuje się go niepoważnie, ale zbyt pompatyczny język także nie brzmi dobrze. Zdania nie powinny być zbyt długie, ponieważ mogłyby sprawiać wrażenie, że wypowiedź jest zagmatwana. Ważne, żeby treść była jasna dla odbiorcy. Biurowe pisma są zwięzłe i logiczne. Nie pozostawiają miejsca na interpretację. Savoir – vivre podpowiada, że pozostawianie wątpliwości, miejsca na domyślanie się nie jest zgodne z dobrymi manierami.
Ta sama zasada dotyczy partnerów firmy, jej pracowników i klientów. Jeśli pismo kierowane jest do firmy z prośbą o załatwienie sprawy, musi być napisane w sposób przejrzysty oraz dokładnie wyjaśniać wątpliwości. Ważne też, żeby nie poruszać kliku problemów w jednym piśmie. Zasada jest taka, że każda sprawa to osobna korespondencja.
Bardzo istotną sprawą jest ortografia. Błędy świadczą o lekceważeniu adresatów i niepoważnym podejściu do obowiązków. Gubienie, przestawianie liter, niewłaściwa interpunkcja też nie świadczy dobrze o nadawcy.
Nie powinno się też używać skrótów. Pisanie całymi wyrazami jest grzeczniejsze i pozwala uniknąć ewentualnych interpretacji niezgodnych z przekazem autora pisma. Jeśli chodzi o liczby, to pisze się je słownie, a cyframi pisze się datę.
Zdarzyło Wam się popełnić w korespondencji firmowej ? Jak z niej wybrnęliście?
