Jak zorganizować konferencję? Ich rodzajów jest wiele, organizacja powinna być dostosowana do specyfiki, jaką charakteryzuje się konkretne przedsięwzięcie. Zawężając wątek do konferencji nienaukowych, można wymienić te ogólnobiznesowe, podejmujące tematykę zarządzania, organizacji czy ekonomii oraz specjalistyczne, na przykład dedykowane branży farmaceutycznej, informatycznej lub turystycznej. Pierwszym krokiem na drodze organizacji konferencji powinno być precyzyjne ustalenie, jakim celom ma ona służyć. W wyniku tego działania uzyskamy odpowiedź na pytanie, kim będą uczestnicy spotkania i kiedy należy je zorganizować. Jeśli planujemy konferencję mającą na celu wymianę wiedzy o praktyce stosowania zarządzania kompetencjami, możemy śmiało założyć, że jej odbiorcami będą menadżerowie, dyrektorzy i specjaliści obszaru zarządzania zasobami ludzkimi. Taki dobór gości pozwoli na stworzenie bazy osób doświadczonych w dziedzinie będącej motywem przewodnim konferencji.
Kolejnym etapem organizacji konferencji będzie opracowanie szczegółowego programu konferencji i czasu jej trwania. Żeby zrobić to dobrze, musimy znać zakładaną liczbę uczestników i do tej grupy dobrać odpowiednie miejsce odbywania się imprezy. Znajomość lokalizacji pozwoli nam dopracować harmonogram, który często zakłada też elementy rekreacji i rozrywki. Na tym etapie trzeba rozpatrzeć również kwestie techniczne, wyposażenie w odpowiedni sprzęt i materiały. Jeśli korzystamy z usług firm zewnętrznych dostarczających na przykład systemy nagłośnienia czy prezentacji, musimy pamiętać o ustaleniu spraw związanych z obsługą urządzeń, możliwością reagowania w razie awarii. Takie drobiazgi potrafią mieć kluczowy wpływ na powodzenie przedsięwzięcia. Nie należy zapominać o kwestiach związanych z rezerwacjami i potwierdzeniami uczestnictwa gości. Nadrzędnym czynnikiem decydującym o planowaniu konferencji są oczywiście warunki finansowe, budżet, jakim dysponujemy. To jego rozmiar będzie decydował o rozmachu, z jakim spotkanie zostanie zorganizowane. W uzasadnionych przypadkach, jednym ze sposobów ograniczenia kosztów może być stosowanie techniki wideokonferencji.
Organizowaliście kiedyś konferencję? Co było dla Was najtrudniejsze? Jak sobie poradziliście? Dajcie znać.
