Traktując zarządzanie tym zasobem na równi z innymi obowiązkami, wynikającymi z organizowania szkolenia, możemy uniknąć wielu niepotrzebnych problemów. Tym bardziej, że czas jest specyficznym zasobem, zaś my jako ludzie mamy tendencję do bagatelizowania go. W przypadku organizowania warsztatów nie można sobie już pozwolić na bagatelizowanie czy lekceważenie ram czasowych. Konsekwencje zaniedbań mogą być bardzo nieprzyjemne.
W przypadku zarządzania czasem w trakcie trwania szkolenia należy uwzględnić wszystkie podmioty, które będą brały w nim. Następnie zastanowić się nad jak najbardziej efektywnym zaplanowaniem tej sfery dla każdej z grup. Kontrolowanie czasu, bo o to w tym chodzi, ułatwia działanie zgodnie z przygotowanym wcześniej harmonogramem. Czas, który został w nich wyznaczony na wykonanie określonych czynności, powinien charakteryzować się pewną elastycznością. W praktyce oznacza to uwzględnienie pewnego dodatkowego marginesu na wypadek nieprzewidzianych sytuacji, czyli rezerwy czasowe. Wyzwaniem jest również właściwe zaplanowanie czasu trwania zajęć oraz przerw pomiędzy nimi. Akceptowaną formuła zakłada, że moduły szkoleniowe powinny trwać po półtorej godziny, zaś pomiędzy nimi piętnastominutowe przerwy. Jeśli zajęcia trwają dłużej (około sześciu godzin), to najczęściej uwzględnia się też przerwę na lunch czy obiad. Reasumując, organizator szkolenia przy ponoszeniu dużej odpowiedzialności za szkolenia, posiada duże możliwości na czasową organizację zajęć. Czasami warto wykorzystać ową formą „władztwa”, aby uniknąć zamieszania, będącego konsekwencją niewłaściwego wykorzystania zasobów czasowych. A gdy już dojdzie do takich problemów, mieć przygotowany awaryjny plan w ramach zarządzania ryzykiem.
Kolejną grupą są osoby, biorące udział w szkoleniach. W tym przypadku zarządzanie czasem można uwzględnić już na początku szkolenia. Najlepiej do tego celu nadaje się kontrakt, (najlepiej spisany na papierze), który będzie regulował zasady trwania zajęć, uwzględniające ramy czasowe. Na tym etapie wspólnie z grupą warto uzgodnić realną godzinę rozpoczynania zajęć (przy dłużej trwających cyklach), czyli taką, do której wszyscy się pojawią. W praktyce okazuje się, że ludzie traktują takie ustalenia bardzo zobowiązująco i przestrzegają ich. Prowadzący szkolenie powinien w miarę możliwości realizować harmonogram szkolenia pod omawianym kątem i monitorowość częstotliwość przerw i długość ich trwania. Poważnym dylematem, z jakim często musi się zmierzyć trener, są próby skrócenia czasu trwania zajęć, podejmowane przez uczestników. Jego rozwiązanie jest uzależnione od wielu czynników, m.in. zakresu przyswojonego materiału czy widocznego zmęczenia grupy. Jednak decyzję o skróceniu zajęć może podjąć tylko osoba odpowiedzialna za realizację szkolenia.
Braliście kiedyś udział w jakimś szkoleniu? Czego dotyczyło i czy uważacie, że było przydatne? Podzielcie się opiniami.
