Jeśli mamy do czynienia z inwentaryzacją magazynową lub sklepową, warto w tym celu wyznaczać osoby zaufane, niezwiązane bezpośrednio z funkcjonowaniem magazynu. Jeśli nie mamy zaufania do pracujących w naszej firmie osób, zawsze warto inwentaryzację zlecić lub jeśli to możliwe przeprowadzić pod osobistym nadzorem. Wyjściem często spotykanym przy inwentaryzacjach sklepowych w firmach posiadających sieć, jest przerzucanie pracowników na czas inwentaryzacji ze sklepu do sklepu. Spotkałam się z takim rozwiązaniem w popularnej sieci sklepów odzieży używanej. Pracownicy podczas inwentaryzacji odsyłani są do innej placówki, gdzie liczą znajdujący się na stanie towar. Możemy w celach inwentaryzacyjnych zatrudnić na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło osobnego pracownika lub grupę pracowników, którzy przeprowadzą dla nas inwentaryzację.
Przy inwentaryzacjach większego formatu (m.in. środków trwałych) stworzenie niezależnej komisji inwentaryzacyjnej będzie podstawą. Warto również i tu, jeśli mamy środki, przeprowadzić ją za pomocą fachowców. Obecnie rynek usług inwentaryzacyjnych jest już bardzo rozległy. Nietrudno będzie znaleźć firmę, która oddeleguje do naszego przedsiębiorstwa swoich pracowników, po czym za wykonaną usługę wystawi nam fakturę. Nie trzeba chyba tłumaczyć, że możemy ją sobie odliczyć od podatku. Firmy te nie tylko liczą i wyceniają wszystko, co jest mieniem przedsiębiorstwa. Wykonują wzory arkuszy spisowych zgodne dla rodzaju działalności, porównują bazy spisanych przedmiotów z ewidencją księgową wskazując nadwyżki i niedobory. Mogą wdrożyć do naszej firmy nowoczesne systemy prowadzenia ewidencji i inwentaryzacji składników majątkowych, które mogą nam w przyszłości ułatwić to zadanie. Piszą na zlecenie programy inwentaryzacyjne, prowadzą kompleksowe doradztwo i służą fachową wiedzą, a nawet wykonują projekty etykiet z kodem kreskowym, etykiety dla zakupów bieżących, za odpowiednią oczywiście odpłatnością.
Koszta są niemałe z powodu zatrudniania wyspecjalizowanych informatyków i księgowych. Nie spotkamy się również ze stałym cennikiem usług inwentaryzacyjnych. Cena określona będzie indywidualnie od godziny pracy każdej osoby, od dnia inwentaryzacyjnego lub całości zlecenia. Średnio jeden dzień inwentaryzacji kosztuje od dwustu do pięciuset złotych. Przy możliwości zredukowania do zera błędów, pomyłek lub zatajeń z premedytacją wykonanych przez pracowników, to koszt raczej możliwy do zaakceptowania. Często zdarza się, że przypadku przeprowadzania inwentaryzacji przez pracowników firmy, wykazywane są mniejsze różnice niż gdy przeprowadza ją firma zewnętrzna. Celem inwentaryzacji jest dojście do stanu faktycznego, zawsze istnieje ryzyko, że pracownicy wewnętrzni będą próbowali ukryć braki. Zleceniami takimi zajmują się firmy tylko w tym celu powstałe lub specjalnie niewykwalifikowani pracownicy biur rachunkowych. Dodatkowym, poza rzetelnością, atutem zewnętrznej inwentaryzacji jest brak konieczności odrywania swoich pracowników od pracy.
Nie powinniśmy również mieć skrupułów przy zatrudnianiu firm zewnętrznych względem opinii pracowników. Obawy, że poczują się skrzywdzeni brakiem zaufania są bezpodstawne. Kontrola pracy polegająca na ocenach pracowniczych, opiniach, nagradzaniu czy karaniu, też mogłaby być dla pracowników podstawą do ewentualnego poczucia krzywdy. Pracownicy ostatecznie nie muszą nas lubić, mają pracować, przynosząc nam i sobie materialną korzyć. Zawsze choćbyśmy nie wiem jak wspaniałomyślnymi szefami byli, znajdą się tacy, którym coś nie będzie odpowiadać. W przypadku interesów, jak mawiał klasyk, sentymenty na bok.
Firmy chcące zachować rzetelność i prawdziwość inwentaryzacji, z całą stanowczością powinny zastanowić się nad rozpatrzeniem ofert prywatnych usługodawców. Jeśli nie na stałe, to przynajmniej okresowo korzystać z ich wiedzy i doświadczenia.
Czy informacje zawarte w artykule okazały się pomocne? Wypowiadajcie się w komentarzach.
