Zadaniem facylitatora jest kierowanie spotkaniem w taki sposób, żeby potencjał pracującej grupy został maksymalnie wykorzystany. Działania te mają sprzyjać koncentracji na przedmiocie zebrania, wspomaganiu procesu grupowego, trosce o szacunek w relacjach i dla wypowiedzi poszczególnych osób oraz umożliwiać udział i zachęcać do dyskusji wszystkich członków zespołu. Facylitator powinien być obiektywny i budzić zaufanie grupy.
Ważnym etapem w prowadzeniu zebrania jest jego początek, gdy uczestników informuje się o regułach, jakie będą obowiązywały oraz o rolach, które zostały wyznaczone, w tym wyjaśnienie, na czym polega facylitacja. Warto powiedzieć zebranym, że obecność facylitatora umożliwia głębsze skupienie na tematyce narady, poprzez skierowanie zadań związanych z dbałością o procedury na jego osobę. Takie postępowanie sprzyja występowaniu synergii grupowej, czyli efektu zwiększenia wartości sumy doświadczeń poszczególnych członków zespołu.
Jak zwalczyć „syndrom wielogłowego zwierzęcia”, który sprawia, że grupa ma problemy z równoczesną koncentracją na sednie problemu, że jej działania i myśli rozmijają się? W takich sytuacjach warto poprosić zespół o zatrzymanie się na chwilę, by wyjaśnić mu dokładnie czym i w jaki sposób powinni się teraz zajmować, zgodnie z ustalonym planem spotkania. Najczęściej wystarczy samo określenie „co teraz będziemy omawiać”, rzadko zachodzi potrzeba zastosowania drugiego kroku – opisu procesu „jak”.
Uwaga!
Jeśli prowadzenie zebrania w ustrukturyzowany i interaktywny sposób jest dla danej grupy nowością, a nie dysponuje ona żadnym gotowym planem działania, można taki „porządek obrad” ustalić wspólnie, angażując w jego tworzenie wszystkich uczestników. Jest to wartościowa metoda, która sprawdza się podczas wielu zebrań. Jej dodatkowym walorem jest odgórne wytrącenie broni osobom, które mogłyby sabotować przebieg prac, nie czując się odpowiedzialne za tok spotkania.
Facylitator powinien dbać o odpowiednie tempo działania zespołu. Musi uważnie monitorować tok pracy, by umiejętnie wychwycić momenty, w których należy przyspieszyć lub zwolnić. Czasem zdarza się, że narada utknie w martwym punkcie lub zbyt szybko przeskoczono pomiędzy kolejnymi zagadnieniami, nie dając czasu na rozważnie ważnych kwestii. Wtedy wkracza facylitator i odpowiednio kieruje działaniem grupy, zwraca jej uwagę na zaistniały problem. Musi też zadbać o odpowiednie podsumowanie całości prac i zebranie wszystkich wniosków.
Prowadziliście kiedyś zebranie w firmie? Jak Wam poszło?
