Firma Jak profesjonalnie prowadzić zebranie w firmie?

Jak profesjonalnie prowadzić zebranie w firmie?

-

Zadaniem facylitatora jest kierowanie spotkaniem w taki sposób, żeby potencjał pracującej grupy został maksymalnie wykorzystany. Działania te mają sprzyjać koncentracji na przedmiocie zebrania, wspomaganiu procesu grupowego, trosce o szacunek w relacjach i dla wypowiedzi poszczególnych osób oraz umożliwiać udział i zachęcać do dyskusji wszystkich członków zespołu. Facylitator powinien być obiektywny i budzić zaufanie grupy.

Ważnym etapem w prowadzeniu zebrania jest jego początek, gdy uczestników informuje się o regułach, jakie będą obowiązywały oraz o rolach, które zostały wyznaczone, w tym wyjaśnienie, na czym polega facylitacja. Warto powiedzieć zebranym, że obecność facylitatora umożliwia głębsze skupienie na tematyce narady, poprzez skierowanie zadań związanych z dbałością o procedury na jego osobę. Takie postępowanie sprzyja występowaniu synergii grupowej, czyli efektu zwiększenia wartości sumy doświadczeń poszczególnych członków zespołu.

Jak zwalczyć „syndrom wielogłowego zwierzęcia”, który sprawia, że grupa ma problemy z równoczesną koncentracją na sednie problemu, że jej działania i myśli rozmijają się? W takich sytuacjach warto poprosić zespół o zatrzymanie się na chwilę, by wyjaśnić mu dokładnie czym i w jaki sposób powinni się teraz zajmować, zgodnie z ustalonym planem spotkania. Najczęściej wystarczy samo określenie „co teraz będziemy omawiać”, rzadko zachodzi potrzeba zastosowania drugiego kroku – opisu procesu „jak”.

Uwaga!

Jeśli prowadzenie zebrania w ustrukturyzowany i interaktywny sposób jest dla danej grupy nowością, a nie dysponuje ona żadnym gotowym planem działania, można taki „porządek obrad” ustalić wspólnie, angażując w jego tworzenie wszystkich uczestników. Jest to wartościowa metoda, która sprawdza się podczas wielu zebrań. Jej dodatkowym walorem jest odgórne wytrącenie broni osobom, które mogłyby sabotować przebieg prac, nie czując się odpowiedzialne za tok spotkania.

Facylitator powinien dbać o odpowiednie tempo działania zespołu. Musi uważnie monitorować tok pracy, by umiejętnie wychwycić momenty, w których należy przyspieszyć lub zwolnić. Czasem zdarza się, że narada utknie w martwym punkcie lub zbyt szybko przeskoczono pomiędzy kolejnymi zagadnieniami, nie dając czasu na rozważnie ważnych kwestii. Wtedy wkracza facylitator i odpowiednio kieruje działaniem grupy, zwraca jej uwagę na zaistniały problem. Musi też zadbać o odpowiednie podsumowanie całości prac i zebranie wszystkich wniosków.

Prowadziliście kiedyś zebranie w firmie? Jak Wam poszło?

Katarzyna Aleksandrzak

Katarzyna Aleksandrzak – absolwentka psychologii specjalizująca się w psychoedukacji i szkoleniach metodami aktywnymi. Prócz licznych staży, doświadczenie zdobywała podczas treningów superwizowanych w szkole trenerów Grupa TROP. Autorka scenariuszy szkoleniowych.

Nasz specjalista pisze o sobie:

Kilka lat temu ukończyłam studia z zakresu psychologii w Wyższej Szkole Psychologii Społecznej. Psychologia odkąd pamiętam była moją pasją i z tą myślą wybierałam kierunek kształcenia. Zarówno uczelnia, jak i praca na stażach, praktykach, a później zawodowa, pozwoliły mi odkryć znacznie więcej zastosowań znajomości tej dziedziny nauki niż się spodziewałam. Najciekawsze jest dla mnie łączenie jej z nowoczesnymi technologiami, wykorzystaniem w marketingu z naciskiem na jego internetową formę czy też w e-learningu i szeroko pojętym zarządzaniu.

Interesuję się także metodyką szkoleń, ukończyłam specjalizację z psychoedukacji metodami aktywnymi. Swoją przyszłość zawodową łączę z pracą trenera kompetencji miękkich. Zawsze lubiłam też pracę z tekstami, co pozwala mi od wielu lat wykonywać zawody, w których umiejętność sprawnego posługiwania się słowem pisanym jest niezbędna. Żeby ponieść swoje zdolności w tym zakresie odbyłam studia podyplomowe o specjalizacji Edytorstwo Współczesne, na kierunku Edytorstwa i Krytyki Tekstu Uniwersytetu Kardynała Wyszyńskiego.

Prywatnie jestem mamą bliźniaczek i większość mojego wolnego czasu spędzam ze swoimi dziećmi. Pozostałe chwile uwielbiam poświęcać na czytanie – literatura to moja największa pasja.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here

WARTO PRZECZYTAĆ

Jak udekorować tort?

Sztuka zdobienia ciast i tortów nie bez racji nawiązuje do działalności uprawianej przez artystów. Aby nasze wypieki cieszyły oko, trzeba mieć nie tylko dostęp do kolorowych mas, posypek i zdobień, ale przede wszystkim bogatą wyobraźnię i choć trochę manualnych zdolności. Jeśli poświęcimy odrobinę wolnego czasu, odpowiednie materiały i pomysł, będziemy mogli wyczarować na kawałku ciasta słodki świat z naszych marzeń.

Cukrzyca ciążowa – przyczyny, objawy

Cukrzyca u kobiet ciężarnych jest szczególną sytuacją, ponieważ je skutki mogą być szkodliwe dla zdrowia kobiety oraz jej dziecka. Sama definicja cukrzycy ciężarnych mówi, iż jest to każdy stan podwyższonego stężenie glukozy we krwi, który pojawił się podczas ciąży lub został wykryty w czasie jej trwania.

Zobacz też

Co grozi za sprzedaż rzeczy zajętych przez komornika?

Sprzedanie rzeczy zajętych przez komornika jest przestępstwem, za które grozi kara pozbawienia wolności.

Łóżka piętrowe idealnym wyborem do pokoju dziecięcego? Podpowiadamy dlaczego

Własny pokój to raj dla każdego dziecka - prawdziwa kraina zabaw, do której może ono uciekać w beztroskich latach...

Czółenka, a może balerinki? Jakie buty Maciejka zdobędą sympatię klientów?

Co sprawia, że buty Maciejka cieszą się tak wielką popularnością? Przemawia za tym wiele czynników, jednak do najważniejszych można...

Może Cię zainteresuje: