Firma Jak profesjonalnie prowadzić zebranie w firmie?

Jak profesjonalnie prowadzić zebranie w firmie?

-

Zadaniem facylitatora jest kierowanie spotkaniem w taki sposób, żeby potencjał pracującej grupy został maksymalnie wykorzystany. Działania te mają sprzyjać koncentracji na przedmiocie zebrania, wspomaganiu procesu grupowego, trosce o szacunek w relacjach i dla wypowiedzi poszczególnych osób oraz umożliwiać udział i zachęcać do dyskusji wszystkich członków zespołu. Facylitator powinien być obiektywny i budzić zaufanie grupy.

Ważnym etapem w prowadzeniu zebrania jest jego początek, gdy uczestników informuje się o regułach, jakie będą obowiązywały oraz o rolach, które zostały wyznaczone, w tym wyjaśnienie, na czym polega facylitacja. Warto powiedzieć zebranym, że obecność facylitatora umożliwia głębsze skupienie na tematyce narady, poprzez skierowanie zadań związanych z dbałością o procedury na jego osobę. Takie postępowanie sprzyja występowaniu synergii grupowej, czyli efektu zwiększenia wartości sumy doświadczeń poszczególnych członków zespołu.

Jak zwalczyć „syndrom wielogłowego zwierzęcia”, który sprawia, że grupa ma problemy z równoczesną koncentracją na sednie problemu, że jej działania i myśli rozmijają się? W takich sytuacjach warto poprosić zespół o zatrzymanie się na chwilę, by wyjaśnić mu dokładnie czym i w jaki sposób powinni się teraz zajmować, zgodnie z ustalonym planem spotkania. Najczęściej wystarczy samo określenie „co teraz będziemy omawiać”, rzadko zachodzi potrzeba zastosowania drugiego kroku – opisu procesu „jak”.

Uwaga!

Jeśli prowadzenie zebrania w ustrukturyzowany i interaktywny sposób jest dla danej grupy nowością, a nie dysponuje ona żadnym gotowym planem działania, można taki „porządek obrad” ustalić wspólnie, angażując w jego tworzenie wszystkich uczestników. Jest to wartościowa metoda, która sprawdza się podczas wielu zebrań. Jej dodatkowym walorem jest odgórne wytrącenie broni osobom, które mogłyby sabotować przebieg prac, nie czując się odpowiedzialne za tok spotkania.

Facylitator powinien dbać o odpowiednie tempo działania zespołu. Musi uważnie monitorować tok pracy, by umiejętnie wychwycić momenty, w których należy przyspieszyć lub zwolnić. Czasem zdarza się, że narada utknie w martwym punkcie lub zbyt szybko przeskoczono pomiędzy kolejnymi zagadnieniami, nie dając czasu na rozważnie ważnych kwestii. Wtedy wkracza facylitator i odpowiednio kieruje działaniem grupy, zwraca jej uwagę na zaistniały problem. Musi też zadbać o odpowiednie podsumowanie całości prac i zebranie wszystkich wniosków.

Prowadziliście kiedyś zebranie w firmie? Jak Wam poszło?

Katarzyna Aleksandrzak

Katarzyna Aleksandrzak – absolwentka psychologii specjalizująca się w psychoedukacji i szkoleniach metodami aktywnymi. Prócz licznych staży, doświadczenie zdobywała podczas treningów superwizowanych w szkole trenerów Grupa TROP. Autorka scenariuszy szkoleniowych.

Nasz specjalista pisze o sobie:

Kilka lat temu ukończyłam studia z zakresu psychologii w Wyższej Szkole Psychologii Społecznej. Psychologia odkąd pamiętam była moją pasją i z tą myślą wybierałam kierunek kształcenia. Zarówno uczelnia, jak i praca na stażach, praktykach, a później zawodowa, pozwoliły mi odkryć znacznie więcej zastosowań znajomości tej dziedziny nauki niż się spodziewałam. Najciekawsze jest dla mnie łączenie jej z nowoczesnymi technologiami, wykorzystaniem w marketingu z naciskiem na jego internetową formę czy też w e-learningu i szeroko pojętym zarządzaniu.

Interesuję się także metodyką szkoleń, ukończyłam specjalizację z psychoedukacji metodami aktywnymi. Swoją przyszłość zawodową łączę z pracą trenera kompetencji miękkich. Zawsze lubiłam też pracę z tekstami, co pozwala mi od wielu lat wykonywać zawody, w których umiejętność sprawnego posługiwania się słowem pisanym jest niezbędna. Żeby ponieść swoje zdolności w tym zakresie odbyłam studia podyplomowe o specjalizacji Edytorstwo Współczesne, na kierunku Edytorstwa i Krytyki Tekstu Uniwersytetu Kardynała Wyszyńskiego.

Prywatnie jestem mamą bliźniaczek i większość mojego wolnego czasu spędzam ze swoimi dziećmi. Pozostałe chwile uwielbiam poświęcać na czytanie – literatura to moja największa pasja.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here

WARTO PRZECZYTAĆ

Zasady serwowania zimnych napojów

Zimne napoje podaje się według schematu. Zasadnicza jest kolejność i rodzaj podawanych napojów. Określone trunki pije się przed posiłkiem. Inne podaje się w trakcie spożywania posiłków, a jeszcze inne po zakończeniu jedzenia.

Anemia u dzieci – objawy, badania, leczenie

Anemia u dzieci pojawia się dość często, mimo troski rodziców o ich zdrowie. Anemia bardzo często nazywana jest również niedokrwistością i najczęściej jest wywoływana przez niedobory żelaza. Nierzadko choroba rozwija się przez długi czas skrycie i dopiero badanie krwi nie pozostawia żadnych złudzeń.

Zobacz też

Kredyt samochodowy na samochód nowy czy używany?

Dylemat dotyczący wyboru pomiędzy zakupem u dealera oraz oferta nabycia auta z drugiej ręki stanowi odwieczny problem kupujących. W przypadku, gdy zamierzają oni finansować zakup przy pomocy kredytu samochodowego, w grę wchodzi również dodatkowa kwestia. Banki zwykły bowiem nieco inaczej traktować samochody używane, co znajduje swoje przełożenie w kosztach kredytu.

Trzy powody, dla których mężczyźni uwielbiają zegarki Casio G-Shock

Znana japońska marka pierwszy zegarek z tej serii wypuściła na początku lat 80. ubiegłego wieku. Pomimo upływu tak wielu...

Naturalne peruki po chemioterapii – poradnik przed zakupem

Naturalne peruki znajdują zastosowanie przy różnych okazjach. Między innymi – korzystają z nich osoby, które przeszły chemioterapię – formę...

Może Cię zainteresuje: