Wzorcowa dokumentacja kadrowa, powinna być teczką oznakowaną numerem ewidencyjnym, wraz z datą i nazwiskiem pracownika. Sposób przechowywania dokumentacji zależy od pracodawcy. Czy wygodniej jest mu nadawać numery ewidencyjne, ich listę przechowując na pliku w komputerze. Czy też sortować akta alfabetycznie według nazwisk pracowników, według daty zatrudnienia itp. Same akta powinny składać się z trzech cześć. Nazwijmy je częściami A , B i C. W części A umieszczone powinny być dokumenty jakie pracownik przedłożył pracodawcy, w chwili ubiegania się o pracę. Między innymi CV pracownika, list motywacyjny, świadectwa ukończenia szkół, kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, orzeczenia lekarskie, zaświadczenie o niekaralności i inne. Część B powinna zawierać dokumenty mówiące o stosunku pracy. Umowę o prace, zakres obowiązków, pisemne potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy. Także oświadczenie osoby będącej rodzicem lub opiekunem dziecka do lat czterech, oraz do lat czternastu o zamiarze, lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach. Jeśli pracownikowi zostanie powierzone mienie, dokumenty dotyczące powierzenia, z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.
Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Wszystkie dokumenty, które podczas stosunku pracy zostaną zgromadzone. Świadczące o przyznaniu nagrody, wymierzeniu nagany, zmianie warunków pracy, aneksy do umów o pracę. Pisma dotyczące udzielenia urlopu wychowawczego albo bezpłatnego, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzanymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna. Jeśli została zawarta umowa o zakazie konkurencji również i ona. Korespondencja z pracownikiem kopie zwolnień lekarskich itp.
Uwaga!
Ustawa nie określa wzorów formularzy zastosowanych w aktach. Jako pracodawca możemy dostosować druki do własnych potrzeb i specyfiki prowadzonej przez nas działalności. W gestii dostępu do dokumentacji, powinien on być ograniczony do możliwego minimum. Osoba oddelegowana do sporządzania dokumentacji powinna zapoznać się z treścią ustawy o ochronie danych osobowych, a także przejść wewnętrzne szkolenie z zakresu obiegu i archiwizacji dokumentów firmowych. Akta pracowników najlepiej skanować i przechowywać na twardym dysku firmowego komputera. Przechowywanie jest jak już wspomniałam wyżej, obowiązkiem pracodawcy.
W części C, zgromadzone powinny zostać dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy. Należeć do nich będą oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli taką zawieramy, orzeczenie lekarskie w związku z przeprowadzonymi badaniami lekarskimi po rozwiązaniu stosunku pracy. Jeśli takowe były, potwierdzenia dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę. Pisma dotyczące żądania wydania świadectwa pracy, a także kopie wydanego świadectwa pracy. Dokumenty powinny być poukładane w porządku chronologicznym, ponumerowane. Każda część akt powinna zaczynać się od wykazu znajdujących się w niej dokumentów. Koniecznością jest odpowiednie gromadzenie i archiwizacja dokumentacji kadrowej. Nie zapominajmy o gromadzeniu w odpowiedniej części akt, dokumentów związanych z ewidencja czasu pracy, imiennymi kartami wypłacanego wynagrodzenia ( czyli dokumentami potwierdzającymi przelew wynagrodzenia). Ważnymi będą również dokumenty związane z podejrzeniem o chorobę , czy stwierdzeniem wystąpienia choroby zawodowej, a także druki dotyczące wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do lub z pracy.
Czy informacje zawarte w artykule okazały się pomocne? Wypowiadajcie się w komentarzach.
