Jeżeli urząd Skarbowy, w jakim firma dotychczas składała dokumenty pozostaje taki sam, nie trzeba dokonywać żadnych zmian w tym organie. Jeśli zaś zmiana siedziby wiąże się ze zmianą urzędu skarbowego, trzeba będzie pokusić się o wizytę w nowym Urzędzie. Konieczne będzie dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu. W związku z tym potrzebny jest odpowiedni formularz. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, wypełniany będzie inny druk. Dla przykładu spółka wypełni NIP-2, jednoosobowa działalność gospodarcza wymaga dostarczenia formularza NIP-1. Termin na złożenie dokumentacji to czternaście dni od chwili faktycznej zmiany siedziby.
Podatnicy VAT będą także zmuszeni do zaktualizowania danych na potrzeby VAT. Na to zgłoszenie aktualizacyjne, wyznaczony jest termin siedmiu dni. Łatwiej będzie zaraz po przeprowadzce odwiedzić urząd jednorazowo i złożyć obie deklaracje.
Należy się również zgłosić do Urzędu Miasta lub Gminy w celu zaktualizowania danych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Aktualizacja jest obowiązkowa, mamy na nią czternaście dni. Po dokonaniu tej zmiany z kserokopią dokumentu z Urzędu Miasta czeka nas wizyta w Urzędzie Statystycznym. Zmianę adresu zgłaszamy także w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, na formularzu ZUS ZAA. Jest to niezwykle ważne przede wszystkim wtedy, kiedy działalność obejmuje zatrudnianie pracowników.
O przeprowadzce trzeba będzie poinformować także bank w którym prowadzimy konto firmowe. W przypadku kiedy firma zatrudnia pracowników, konieczne może okazać się przeprowadzenie szkolenia BHP, celem nauczenia pracowników na przykład jak uciec z nowej siedziby podczas pożaru. Wizyta sanepidu który podda kontroli budynek, i Państwowej inspekcji pracy.
Większości zmian dokonamy bezpłatnie, jedynie wizyta w Urzędzie Miasta lub Gminy będzie kosztować według stawek za zmianę we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Nie musimy także obawiać się o to kiedy zmieniamy adres firmy. Można tego dokonać w każdym momencie. Pamiętać jednak należy o tym, że jeśli zmiana nastąpiła z początkiem roku, rozliczenia podatkowego dokonamy jeszcze w starym urzędzie Skarbowym.
Osoby prowadzące działalność zatrudniające pracowników , powinny również dla swoich pracowników przygotować aneksy do umów o pracę. Jeśli zaś prowadzimy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, a firma przenosi swoją siedzibę z miasta do miasta, konieczne będzie sporządzenie notarialnie nowej umowy spółki. Dzieje się tak dlatego, że umowa spółki zawiera dane dotyczące siedziby. Stara umowa będzie wtedy po prostu nieważna.
Inne formalności poza tymi związanymi bezpośrednio z US, ZUS, GUS, są już tylko przyjemnością. O przeprowadzce należy jak najszybciej poinformować kontrahentów, dostawców, klientów i firmy współpracujące. Będzie to bardzo ważne w chwili otrzymywania faktur. Jeśli nie dopilnujemy tego procederu, wszelkie zakupy jakich dokonamy jako firma, dotrą do nas z fakturą wystawioną z błędnymi danymi. Korekta faktury to duże utrudnienia, a jeśli nie uda nam się jej otrzymać, nie będzie można jej uwzględnić przy rozliczeniach na przykład „odbijając” sobie od podatku VAT-u za zakupione dla firmy sprzęty. Konieczne będą zmiany wizytówek, pieczątek, firmowych druków, reklam, czy ulotek. Aktualizacji należy dokonać także na stornie internetowej jeśli firma takową posiada, oraz wszędzie tam, gdzie reklamuje swoje usługi (na przykład panorama firm).
Właściwie większość formalności związanych ze zmianą adresu działalności gospodarczej, wygląda bardzo podobnie do tych, które mieliśmy przyjemność załatwiać zakładając firmę. Kolejek i stresu nie unikniemy na pewno, ale szybkie dopilnowanie zmiany pozwoli przynajmniej uniknąć kar i reprymend związanych z niedopatrzeniem formalności.
Czy informacje zawarte w artykule okazały się pomocne? Wypowiadajcie się w komentarzach.
