Rozliczanie używania prywatnego samochodu do celów służbowych poprzez ryczałt Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, koszty są zwracane w oparciu o zawartą z pracownikiem umowę cywilną. Aby pracownik mógł otrzymać zwrot kosztów używania własnego samochodu do celów służbowych musi złożyć pisemne oświadczenie. Rozliczanie następuje w terminie miesięcznym, a ryczałt obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.
Zasady obliczania ryczałtu samochodowego
Wypłacany pracownikowi ryczałt jest uzależniony od:
– Rodzaju pojazdu – koszty używania pojazdu do celów służbowych mogą być zwracane także za motocykl i motorower. W przypadku wykorzystywania samochodu istotna jest pojemność skokowa silnika;
– Liczby mieszkańców miasta lub gminy, w której znajduje się siedziba firmy – ryczałt zwracany jest za jazdy lokalne w miejscu świadczenia pracy;
– Liczby przejechanych kilometrów – określony jest limit kilometrów za jaki może być zwrócony ryczałt, który jest zależny od liczby mieszkańców. Limity te wynoszą odpowiednio:
a) w mieście do 100 tys. mieszkańców – 300 km,
b) w mieście od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców – 500 km,
c) w mieście zamieszkałym przez powyżej 500 tys. mieszkańców – 700 km.
– Stawki za kilometr przysługującej za używanie określonego pojazdu;
– Liczby nieobecności w pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności – ryczałt należny pracownikowi zmniejsza się o dni nieobecności w pracy.