Dobrze wydane polecenie powinno opierać się na podstawowych zasadach komunikacji międzyludzkiej:
1) Szacunek i kultura
To oczywiste, że w każdej firmie, czy instytucji jest hierarchia i są osoby mniej i bardziej ważne. Nie jest to jednak żadnym wytłumaczeniem dla braku kultury. Wręcz przeciwnie. Przełożony musi wykazać się wysoką kulturą, by wydając polecenia nie sprawiać wrażenia, że firma wraca do czasów niewolnictwa i wyzysku. Należy więc zawsze i bezwzględnie używać słów „proszę” i „dziękuję”. Dla złagodzenia nakazu można używać trybu przypuszczającego „Byłbyś tak miły”, „Napisałabyś”. Tryb przypuszczający służy w języku polskim (i kilku innych językach także) do wydawania poleceń w sposób uprzejmy. Tryb rozkazujący nieumiejętnie używany może być uznany za bardzo niegrzeczny.
2) Precyzja
„Proszę wydrukować tę listę” – no dobrze, wydrukuję… ale jeśli nikt mi nie powie, że to jest pilne, że lista potrzebna jest natychmiast, to mogę ją wydrukować jutro i nie będzie to niezgodne z wydanym mi poleceniem. Z drugiej strony niedookreślone terminy, jak na przykład „zaraz wychodzę, proszę mi przygotować adres kontrahenta” dla jednej osoby oznaczają 3 minuty, dla innej pół godziny. Takie sprawy trzeba precyzować.
3) Wyjaśnienia, jak, co, dlaczego
Nie uwłacza w żaden sposób szefowi tłumaczenie podwładnemu swoich decyzji. Z jakiegoś jednak powodu wielu szefów wyznaje zasadę „Bo tak!”. Kończy się to często tym, że sfrustrowany pracownik nie jest w stanie wykonać dobrze zadania lub zareagować we właściwym momencie, gdy coś źle idzie, ponieważ nie wie dlaczego albo po co coś robi. Zaufanie szefów w własną nieomylność już niejednej firmie odbiła się głośną czkawką. Czasem trzeba zejść z piedestału i posłuchać podwładnego, bo być może wie coś, o czym szanowny szef nie pomyślał.
4) Rozliczenie, pochwała, krytyka
Wykonanie zadania wymaga jakiegoś komentarza. Skoro było polecenie, powinno nastąpić zwieńczenie polecenia w postaci krótkiego podsumowania: zadanie wykonane dobrze lub źle lub mogłoby być lepiej, a może podsumowanie: „Następnym razem lepiej sprecyzuję swoje wymagania”, albo „Proszę w przyszłości uważniej słuchać”. Takie podsumowanie pozwala rozwijać się i lepiej porozumiewać. Nowe relacje to nowe sposoby myślenia. Tylko wymieniając uwagi jesteśmy w stanie „dotrzeć się” i dopasować, a z czasem rozumieć się prawie że telepatycznie.
Wydawanie poleceń jest bardzo trudnym zadaniem, zwłaszcza dla świeżo upieczonych szefów, szczególnie tych wyłonionych z zespołu, którym obecnie zarządzają. Takie osoby muszą zdać sobie sprawę z tego, że ich pozycja zmieniła się i niezależnie jak bardzo by tego chcieli, nie jest już tak samo. Nie da się jednocześnie mieć ciastko i zjeść ciastko. Dopóki tego nie zrozumieją i będą zabiegać o względy zespołu – nie będą szefami, a co za tym idzie, ich polecenia mogą być ignorowane.
Czy Wasi przełożeni potrafią odpowiednio wydawać polecenia? Czekam na Wasze komentarze.
