Warunki korzystania z samochodu służbowego przez pracownika mogą być rozmaite, lecz w dużej mierze zależne są od wielkości przychodów przedsiębiorstwa i pozycji pracownika w firmie. Niekiedy większe firmy, którym zależy przede wszystkim na wizerunku, nie oszczędzają na pracowniku i pozwalają mu na wykorzystywać pojazd służbowy do celów prywatnych – w tym dojazdu do domu, parkowania samochodu pod domem pracownika, wyjazdów weekendowych pracownika na odpoczynek itp.
Z reguły ustalane są w umowie warunki ponoszenia kosztów paliwa oraz dodatkowych opłat związanych z użytkowaniem pojazdu dla celów prywatnych przez pracownika – rzecz jasna poza godzinami jego pracy. Pracodawcy w tym celu mogą korzystać z kart paliwowych, które mają określone limity tankowania – mogą one mieć wprowadzone limity terminowe (niemożliwość tankowania z pomocą karty w czasie weekendu), a także ilościowe (określające dobowe maksymalne zużycie paliwa).
Rozłożenie kosztów paliwa na pracodawcę i pracownika jest uzasadnione w sytuacjach, gdy pracownik może swobodnie korzystać z samochodu służbowego poza godzinami pracy dla celów prywatnych. Istnieje możliwość, że pracodawca odpłatnie będzie powierzał samochód pracownikowi do prywatnego użytku poza godzinami pracy – nie ma żadnego prawnego ograniczenia, jest to kwestia umowy stron czy regulaminu pracy w danym przedsiębiorstwie.
Często w umowach zawarte są klauzule dotyczące możliwości sprawdzania lokalizacji samochodu przez zainstalowany w nim system GPS. Pracodawca ma do tego prawo, jednak powinien o tym powiadomić wcześniej pracownika – przynajmniej o możliwości takiego sprawdzania lokalizacji samochodu w godzinach pracy.
Możliwość korzystania z samochodu służbowego dla celów prywatnych pracownika powoduje jednak również dodatkowy obowiązek podatkowy, gdyż takie wykorzystanie samochodu służbowego jest traktowane przez Urzędy Skarbowe za nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika. Pracodawca, płacąc zaliczki na podatek PIT pracownika (będący płatnikiem podatku), powinien doliczyć wartość tego świadczenia do przychodu pracownika ze stosunku pracy. Nie ma jednak jednoznacznego stanowiska, jak dokonywać takich obliczeń – Urzędy Skarbowe chcą, aby pracodawca ustalając wartość świadczenia na rzecz pracownika, brał pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie, itp., oraz zasady korzystania z niego (np. kto płaci za paliwo, przeglądy techniczne, naprawy itp.). Jednakże udostępnienie samochodu służbowego, wynikające z charakteru pracy na danym stanowisku i nie wykraczające poza obowiązki służbowe, nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku pracy.
Samochód służbowy, z którego korzysta pracownik (niezależnie od tego czy wyłącznie do celów służbowych, czy też do celów prywatnych), jest mieniem powierzonym pracownikowi przez pracodawcę z obowiązkiem zwrotu i rozliczenia się. W związku z powyższym pracodawca powinien zawrzeć z pracownikiem odpowiednią umowę dotyczącą powierzenia mienia w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Nie ulega wątpliwości, że pracownik, któremu pracodawca w sposób prawidłowy powierzył mienie, ponosi odpowiedzialność na podstawie art. 124 K.p., choćby nawet nie podpisał deklaracji o przyjęciu tej odpowiedzialności. Pracownik powinien mieć możliwość zabezpieczenia mienia przed dostępem osób nieupoważnionych – zwłaszcza przed kradzieżą. W wyrokach Sądu Najwyższego analizowano następujące stany faktyczne:
– pracownik, który miał możliwość korzystania z samochodu służbowego dla celów prywatnych, udał się wraz z żoną na kolację, parkując samochód przy skrzyżowaniu. W czasie kolacji nie dopilnował (nie zabezpieczył właściwie) kluczyków od pojazdu, który został skradziony. Mimo że samochód nie był własnością jego pracodawcy (lecz był wynajmowany od innego podmiotu), pracownik, któremu udowodniono że nie dochował należytej staranności przy zabezpieczeniu kluczyków do samochodu i jednocześnie mógł przeciwdziałać działaniom przestępczym, ponosi odpowiedzialność za skradzione mienie.1
– w przypadku, gdy pracodawca wydał pracownikowi (zawodowemu kierowcy) polecenie dotyczące nieopuszczania pojazdu z wyjątkiem przypadków, gdy pojazd był zaparkowany na parkingu strzeżonym, parkingu pracodawcy oraz nakazujący każdorazowo zabezpieczać pojazd wszelkimi dostępnymi środkami – ma prawo egzekwować odpowiedzialność pracownika za szkodę w powierzonym mieniu. Jeżeli samochód został skradziony i jednocześnie nie zostały zachowane żadne ze wskazanych przez pracodawcę środków ostrożności, pracownik ponosi za tę kradzież odpowiedzialność, gdyż nie stosował się do poleceń pracodawcy. W takim wypadku pracownikowi można zarzucić niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązku opieki nad tym mieniem.2
– pracownik może jednak uwolnić się od odpowiedzialności za samochód służbowy w sytuacji, gdy złamał zarządzenie pracodawcy nakazujące parkowanie powierzonego pojazdu wyłącznie na parkingach strzeżonych i zaparkował pojazd na ulicy pod własnym domem. Zwolnienie się przez pracownika od odpowiedzialności zależy od stanu wyposażenia pojazdu. Sąd Najwyższy uznał, że brak „wyposażenia w podstawowe zabezpieczenia (autoalarm, blokada skrzyni biegów), nie może być uznane za zapewnienie warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia”3, zatem winą za kradzież samochodu nie można obarczyć wyłącznie pracownika, który nie miał możliwości zabezpieczenia samochodu w sposób uniemożliwiający jego kradzież.
Czy korzystacie z samochodu służbowego? Zostaliście zobowiązani umową? Jakie są Wasze doświadczenia? Koniecznie opowiedzcie nam o nich w komentarzu!
1. Por. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 kwietnia 2010r. sygn. akt II PK 307/09 OSNP 2011/19-20/251
2. Por. Wyrok Sądu Najwyższego z 21 listopada 2006r. sygn. akt II PK 69/06 OSNP 2007/23-24/351
3. Wyrok Sądu Najwyższego z 21 listopada 2006r. sygn. akt II PK 69/06 OSNP 2007/23-24/351
