Prawo zamówień publicznych – przetargi

1.Czym są zamówienia publiczne i czego dotyczą?
Według ustawy przez zamówienia publiczne należy rozumieć „umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane” (1). Poszczególne podmioty są zobowiązane do robienia zakupów i zawierania umów w drodze udzielenia zmówienia. Zamówień publicznych udzielają jednostki sektora finansów publicznych, jednostki administracyjne czy inne podmioty prawa, które zostały powołane do zaspokajania potrzeb społecznych i nie mają charakteru przemysłowego czy handlowego. Są one określane jako organizacje pożytku publicznego. Będą to np. urzędy, gminy czy jednostki samorządu terytorialnego, szpitale publiczne itp.

Zamówienie może zaś dotyczyć:
– usług (np. sprzątania, remontowych, informatycznych itp.)
– dostaw (zakupu towarów)
– robót budowlanych (drogi, mosty, budynki i ich zmiany czy remonty)

2. Kto może starać się o udzielenie zamówienia publicznego?
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, czyli przedsiębiorstwa, zajmujące się wykonywaniem prac czy dostarczaniem danych towarów w ramach działalności swojego przedsiębiorstwa. Warunki, jaki musi spełnić taki wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia dotyczą jego:
– uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania – licencje, pozwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej itp.

– posiadania wiedzy i doświadczenia – przedsiębiorca musi działać na rynku i mieć doświadczenie w tego typu pracach, dostawach

– dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia – przedsiębiorca musi mieć sprzęt, pracowników i zaplecze do realizacji zamówienia (ewentualnie musi przestawić podwykonawcę, który zrealizuje część zamówienia na podstawie umowy zawartej pomiędzy nimi)

– sytuacji ekonomicznej i finansowej – nie może zalegać z podatkami, opłatami na rzecz państwa, nie może być bankrutem czy w likwidacji,

– wyklucza się przedsiębiorców, którzy już realizowali zamówienia publiczne i nie wykonali ich, wykonali je błędnie, narazili zamawiającego na szkodę (wyrok w tej sprawie uprawomocnił się w okresie 3 lat przed wszczęciem tego postępowania)

– wykluczone zostaną osoby fizyczne, spółki czy osoby prawne oraz inne przedsiębiorstwa, które zostały skazane za przestępstwa popełnione w związku z zamówieniami publicznymi – warunkiem otrzymania zamówienia jest zatem czysta kartoteka kryminalna.

– przedsiębiorca ten nie może brać udziału w procesie przygotowania zamówienia i nie może znać szczegółów dotyczących zamówienia wcześniej lub jest spokrewniony z tymi osobami

– przedsiębiorca nie wpłacił wadium, nie przedstawił odpowiednich dokumentów dotyczących jego działalności i doświadczenia, itp. (1)

3.Jak wygląda postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego i gdzie szukać na ten temat informacji?

Całe postępowanie jest jawne, zaś o jego rozpoczęciu muszą zostać upublicznione ogłoszenia zamawiającego. Oczywiście, informacje dotyczące tajemnic przedsiębiorstwa czy tajemnic handlowych, które w ofercie przedstawimy nie zostaną nikomu ani nigdzie ujawnione. Najczęstszą formą postępowania jest forma pisemna (2). Ogłoszenia o rozpoczęciu postępowania o zamówienia można szukać:
– w Biuletynie Zamówień Publicznych udostępnianym na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych
– w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, jeżeli są przekazywane Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich
– w praktyce na stronach internetowych urzędów czy gmin można znaleźć odpowiednie ogłoszenia. Zamieszcza je również prasa. Tam należy szukać odpowiednich propozycji stosownych do prowadzonej przez nas działalności.

W ogłoszeniu takim znajdziemy informacje o dokumentach wymaganych w postępowaniu, o tym, czego dotyczy zamówienie i jakie warunki musi spełnić przedmiot zamówienia. Mogą pojawić się wymagane normy, certyfikaty jakości czy inne wymogi – jednak nie można wskazać np. konkretnej firmy np. produkującej komputery czy oprogramowanie dla zamawiającego urzędu. W treści ogłoszenia pojawia się także termin na składanie ofert i informacje dotyczące SIWZ. „Ogłoszenie zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych zamawiający może zmienić, zamieszczając w Biuletynie ogłoszenie o zmianie ogłoszenia, zawierające w szczególności datę zamieszczenia zmienianego ogłoszenia i jego numer” (3). Należy zatem śledzić zmiany i terminy składania wniosków.

4. Jak złożyć ofertę i co to jest SIWZ?

Jeżeli chcemy skorzystać z ogłoszenia i przystąpić do przetargu musimy BARDZO DOKŁADNIE zapoznać się z SIWZ. Co to jest? Jest to specyfikacja istotnych warunków zamówienia, na podstawie których oferty będą oceniane, zanim zostanie wybrana ta najlepsza i spełniająca wszystkie kryteria. Gdzie szukać SIWZ? „Specyfikację istotnych warunków zamówienia udostępnia się na stronie internetowej od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych albo publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do upływu terminu składania ofert (4). Jeżeli nie możemy jej tam odnaleźć możemy podejść do siedziby zamawiającego po dokument z opisem SIWZ, który dostaniemy do ręki. Można także złożyć wniosek o wysłanie nam SIWZ – dostaniemy ja w ciągu 5 dni od dnia złożenia wniosku. Za udostępnienie SIWZ nie musimy płacić – tylko koszty ksero lub drukowania. Co musimy znaleźć w SIWZ:
– nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego
– tryb udzielenia zamówienia
– opis przedmiotu zamówienia
– termin wykonania zamówienia
– warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków
– wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu
– informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami
– wymagania dotyczące wadium – wysokość i termin jego wpłaty na dane konto bankowe (wadium się zwraca po zakończeniu postępowania)
– termin związania ofertą
– informacje dotyczące ewentualnych podwykonawców i ich kwalifikacji, działalności itp.

Jeżeli cos jest niejasne, zawsze możemy zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Termin złożenia takiego wniosku o wyjaśnienie (zadanie pytań) to połowa czasu, jaki został przewidziany na składanie ofert. Pisząc ofertę i gromadząc dokumenty MUSIMY ściśle stosować się do wytycznych SIWZ. Jeżeli podstawowym kryterium wybory oferty będzie cena (tak jest najczęściej) – to musimy na nią zwrócić szczególną uwagę. Oferta to punkt po punkcie odpowiadać na wymagania SIWZ. Jeżeli coś się nie zgadza, nie mamy raczej szans na otrzymanie zamówienia.

Możemy złożyć tylko jedną ofertę. Składamy ją na piśmie i wysyłamy lub zanosimy do siedziby zamawiającego. Za zgodą zamawiającego oferty można składać elektronicznie, lecz musi to być wcześniej zaznaczone przez zamawiającego (5). „Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia” (6). Takimi kryteriami mogą być cena, jakość, funkcjonalność, serwis, termin wykonania zamówienia itp., nigdy zaś nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy (czyli naszego budżetu, naszego zaplecza finansowego itp.)

5.Jakie dokumenty składamy?

Dokumenty konieczne do złożenia oferty musimy znaleźć w SIWZ. Mogą to być dokumenty i oświadczenia dotyczące przedmiotu konkretnego postępowania przetargowego. W myśl przepisów mogą to być:
– dokumenty dotyczące warunków udziału w postępowaniu,
– dokumenty dotyczące oferowanych dostawy, usługi lub roboty budowlane i odnoszących się do wymagań określonych przez zamawiającego. Wymagania te jak już pisałam zamawiający wskazuje w ogłoszeniu o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert (7).

Oprócz tego „wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli zamawiający żąda dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków, również te dokumenty. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, które są powodem ustawowego wykluczenia z postępowania (8). Wymagania te opisałam w punkcie 2 przewodnika.

6. Formy postępowania o udzielenie zamówień publicznych

Postępowanie w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego może mieć postać:
– przetargu nieograniczonego (każdy może złożyć ofertę)
– przetargu ograniczonego (najpierw składa się oświadczenia o chęci przystąpienia, następnie zamawiający pozwala złożyć oferty od 5 do 20 wybranym przez siebie wykonawcom)
– może to być szczególna forma postępowania w wypadkach przewidzianych w ustawie
– chodzi tutaj o: tryb negocjacji z wolnej ręki, dialogu konkurencyjnego, zamówienia
z wolnej ręki, zapytania o cenę lub licytacji w formie elektronicznej. Szczegóły dotyczące poszczególnych trybów są na tyle obszerne i szczegółowe, że można im poświęcić osobny artykuł.

7. Jak dowiemy się, czy nasza oferta wygrała?

O wynikach postępowania, które prowadzi komisja przetargowa (3 osobowa) dowiemy się natychmiast po wyborze oferty. Jeżeli nasz oferta nie została wybrana również zostaniemy natychmiast zawiadomieni. W związku z tym należy nam się zwrot wadium oraz możemy dochodzić swych praw, jeżeli wiemy o czymś, co niegodnie z prawem pozwoliło wygrać komu innemu dany przetarg.

8. Środki ochrony prawnej wykonawcy

Na postępowanie zamawiającego, które jest krzywdzące czy niezgodne z prawem i polega na naruszeniu prawa przez np. faworyzowanie jednego wykonawcy, można złożyć na każdym etapie postępowania odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. Odwołanie można wnieść, gdy czynności zamawiającego są niezgodne z ustawą i naruszają prawo, albo gdy zamawiający pominął element procedury przewidzianej ustawowo (zaniechania). Dla dostaw lub usług kwota zamówienia gdy możemy złożyć odłownie z powyższych przyczyn wynosi 125.000 Euro, a dla robót budowlanych – 4.845.000 Euro. Są to bardzo wysokie progi zamówień. Jeżeli wartość zamówienia jest niższa, nasze odwołanie może dotyczyć następujących nieścisłości w zachowaniu zamawiającego:
– wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę zamiast przetargu nieograniczonego (czyli dotyczyć formy postępowania o zamówienie)
– błędnego opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, które jest nieścisłe lub kryteria te nie zostały zachowane przy ocenie ofert
– wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia lub odrzucenia oferty złożonej przez odwołującego (9)

Odwołanie można co do zasady złożyć na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Termin na wniesienie odwołania to 10 dni od daty przesłania nam dokumentu dotyczącego czynności, którą skarżymy. Odwołanie wnosimy bezpośrednio do Krajowej Izby Odwoławczej (także w formie elektronicznej) i jednocześnie kopię odwołania (bez dokumentów i załączników) przesyłamy zmawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania. Odwołanie może wnieść każdy wykonawca oraz podmiot, który ma w tym interes prawny i może ponieść szkodę na skutek czynności (lub zaniechania) zamawiającego. Jeżeli wyrok KIO jest dla nas nadal niekorzystny – możemy wnieść skargę do sądu okręgowego, lecz opłata sądowa jest bardzo wysoka w przypadku takiej skargi (5% wartości zamówienia).

Źródła:
1) Art. 2 pkt. 13 p.z.p.
2) Art. 17, 22, 24 p.z.p.
3) Art. 8 p.z.p.
4) Art. 10 ust. 4 p.z.p.
5) Art. 42 ust. 1 p.z.p.
6) Art. 83 ust. 1 i 2 p.z.p.
7) Art. 91 ust. 1 p.z.p.
8) Art. 25 ust. 1 p.z.p.
9) Art. 44 ust. 1 i 2 p.z.p.
10) Art. 180 § 1,2,3 p. z. p. (prawo zamówień publicznych)