Instruowanie może być stosowane w różnych sytuacjach. Technika ta jest odpowiednia przy wprowadzaniu na stanowisko nowego pracownika. Równie dobrze sprawdza się, jeśli sama technologia pracy czy właściwości stanowiska uległy znaczącej zmianie. Wtedy instruktaż służy zaktualizowaniu kompetencji szkolonego. Podobnie jest w przypadku zmiany stanowiska w obrębie organizacji. W każdym z tych przypadków instruowanie doskonale spełnia swoją rolę.
W stosowaniu instruktażu można wymienić cztery podstawowe elementy.
1. Należy przygotować szczegółowe, dokładne i uważnie opracowane materiały, samo stanowisko pracy oraz narzędzia niezbędne do jej wykonywania. Trzeba pamiętać o ustaleniu zasobu wiedzy i doświadczenia szkolonego pracownika w interesującym nas zakresie oraz wyjaśnić mu cel, jaki ma zostać zrealizowany poprzez instruowanie.
2. Ten punkt obejmuje prezentację przebiegu wykonywania danej czynności, czyli demonstrację. Jako prezentacja rozumiana jest tu wszelka dostępna metodyka pozwalająca zobrazować poszczególne etapy procesu pracy. Może to być pokaz w wykonaniu szkoleniowca lub materiał wideo połączony z pokazem. Niezależnie od wybranej formy demonstracji istotne jest, by uzupełnić ją wyjaśnieniami na każdym etapie procedury, podkreślając newralgiczne kwestie.
3. Czas na ćwiczenie i kontrolę postępów. Należy zapewnić odpowiednią ilość czasu na praktykę. Uczeń musi powtórzyć szkolone czynności tylekroć, ile będzie potrzebne do uzyskania poziomu wykonania założonego jako cel instruktażu. Jednocześnie ten etap wymaga ciągłej uwagi trenera, kontroli i korekty ewentualnych niedociągnięć w realizacji zadania przez pracownika.
4. Pora na feedback, czyli informację zwrotną. Jest to bardzo istotny etap z punktu widzenia efektywności szkolenia. Warto zadbać, by element ten był odpowiednio zrealizowany również z uwagi na jego wartość motywacyjną i merytoryczną.
Instruktaż w pewnych sytuacjach może przyjąć formę pisemną. Wtedy jednak należy zwrócić szczególną uwagę i dołożyć maksymalnych starań, by opis procesu pracy w jak największym stopniu odzwierciedlał rzeczywistość. Zawsze warto też zapoznać pracownika z opisem stanowiska pracy i jego zakresem czynności.
Zetknęliście się kiedyś z instruktażem stanowiskowym? Podzielcie się swoimi doświadczeniami.
