Jeśli już z jakichś przyczyn podjęliśmy decyzję o konieczności realizacji szkoleń w naszej firmie, czy to z powodu problemów w jakimś zakresie, czy też jako wyprzedzenie potrzeb, o których wiemy, że zaistnieją w niedalekiej przyszłości, musimy postawić sobie dwa zasadnicze pytania. Są to pytania o to, kto ma być szkolony i w jakim zakresie. Tu znów mamy dwie sprawy do rozpatrzenia. Trzeba ustalić, kto ma przeprowadzić analizę i w jaki sposób. Możemy zrobić to za pomocą własnych zasobów. To rozwiązanie jest skuteczne jednak jedynie wtedy, gdy dysponujemy odpowiednim działem personalnym i pracownikami, którzy potrafią przeprowadzić badania w obiektywny sposób. Drugą opcją jest firma zewnętrzna. Każda z tych wersji ma swoje wady i zalety, dobrze jest więc gruntownie przemyśleć tą decyzję, bo dobrze przeprowadzona analiza potrzeb stanowi podstawę do całej dalszej pracy w procesie szkoleniowym. Błędy na tym poziomie mogą sprawić, że inwestycja poczyniona w szkolenia będzie stracona, ze względu na źle określone grupy docelowe czy źle zdefiniowane luki kompetencyjne.
Możemy podjąć się pełnej analizy potrzeb szkoleniowych lub przeprowadzić ją na zasadzie jedynie wstępnego rozpoznania. Oczywiście pierwsza wersja jest bardziej efektywna i precyzyjna, druga natomiast – tańsza. Tu należy zwrócić uwagę na aspekt częstej pozorności zmniejszenia kosztu. Zbyt pobieżna analiza może skutkować tym samym, co błędnie przeprowadzona. Niezależnie od dokonanego wyboru, wstępne rozpoznanie przeprowadzamy w każdej z tych dwóch opcji, gdyż jest ono pierwszym etapem gruntownej analizy potrzeb. Polega ono na zapoznaniu się z dokumentacją firmową pod kątem strategii firmy, jej polityki kadrowej, planów i celów, bieżących i przeszłych działań lub problemów. Generalnie chodzi o naszkicowanie obrazu organizacji w takim stopniu, który pozwoli nam na precyzyjne zdefiniowanie jej potrzeb. Do wstępnych diagnostyk mogą posłużyć również obserwacje stanowisk pracy, relacji, pobieżne wywiady z pracownikami. Zasadniczą kwestią jest udział w tych działaniach wszystkich zainteresowanych osób, tzn. zarówno osób zarządzających, jak i potencjalnych kandydatów na szkolenie oraz ich przełożonych. Oczywiście trener jest tu również jak najbardziej niezbędną częścią zespołu, podobnie jak osoba reprezentująca wewnętrzny dział szkoleń. Takie rozeznanie pozwala uzyskać podstawowe informacje o potrzebach firmy w zakresie kompetencji zasobów ludzkich, jednak nie pozwala na precyzyjne ich określenie. Możemy to porównać do wyrażenia potrzeby zakupu samochodu, ogólnie w jakiejś klasie, ale bez podania szczegółów odnośnie marki, modelu itp. Kolejny etap analizy potrzeb szkoleniowych umożliwia poznanie tych szczegółów.
Przeprowadzenie analizy potrzeb szkoleniowych może przebiegać według różnych schematów, z różnym rozłożeniem akcentów na poszczególne obszary organizacji. Popularnym podejściem jest realizowanie jej w odniesieniu do kompetencji zawodowych. Po pierwsze, przeprowadza się analizę pracy na konkretnym stanowisku, tzn. rozbiera na czynniki pierwsze wszelkie umiejętności niezbędne do jej realizacji i ustala ich pożądany poziom, czyli analizuje kompetencje. Następnie po zestawieniu umiejętności pracownika na danym stanowisku z ich pożądanym stanem, można diagnozować o ewentualnych lukach kompetencyjnych, które należy wypełnić poprzez szkolenie.
W jaki sposób przeprowadzacie analizę potrzeb szkoleniowych w Waszej firmie? Podzielcie się doświadczeniami.
