Niewątpliwie ważnym elementem tej pracy jest kontakt z osobami (z zewnątrz i wewnątrz organizacji), które korzystają z pośrednictwa sekretariatu w komunikacji z szefem. Zachowanie sekretarki w tych relacjach, jej wygląd i miejsce pracy w znaczącym stopniu budują wizerunek firmy i przełożonego, dla których pracuje. Dlatego odpowiednie kreowanie tego wizerunku powinno być głównym wątkiem szkoleń dla sekretarek. Zagadnienia dotyczące jej roli i kompetencji, savoir-vivre’u i etykiety w kontekście biznesowym, stosownego ubioru i stylizacji są bardzo istotne dla tej grupy zawodowej. Zasady regulujące kontakty telefoniczne i mailowe należą także do grupy tematów, które powinny być dokładnie omówione.
Część szkolenia dla sekretarek może być poświęcona metodom budowania profesjonalnej relacji pomiędzy asystentką a jej szefem. W wielu przypadkach osoby pracujące na tym stanowisku mają bardzo zróżnicowane oczekiwania wobec zakresu obowiązków, jakim sekretarka powinna podołać. Zajęcia szkoleniowe powinny więc obejmować także sprawy trudnych problemów stawiania granic i stosowania zachowań asertywnych, umiejętności odmawiania zadań, które nie wynikają z zakresu czynności, jakie są przynależne do tego stanowiska. Zawód sekretarki nie zawsze jest tożsamy z pracą osobistej asystentki, dlatego dobrze wyposażyć osoby szkolone w narzędzia asertywnego radzenia sobie z nadmiernymi wymaganiami.
Uwaga!
Niektóre szkolenia dla sekretarek poruszają też kwestie niezbędnych umiejętności organizacyjnych, które sprzyjają efektywnej pracy sekretariatu. Wytyczne dotyczące obiegu i przechowywania dokumentacji, klasyfikacji i archiwizacji akt, czynności kancelaryjne to również znacząca grupa tematów godnych uwagi. W pracy sekretarki dobrze sprawdzają się techniki zarządzania czasem, określania celów i priorytetów, dlatego korzystne jest zapoznać szkolonych z wybranymi technikami.
Ze względu na swoją specyfikę, wykonywanie zawodu sekretarki obciążone jest często dużą podatnością na stres. Atrakcyjną część szkolenia mogą więc stanowić elementy wprowadzenia do metod radzenia sobie ze stresem i stosowania technik relaksacyjnych.
Myślicie, że żeby być dobrą sekratarką/ asystentką, koniecznie należy przejść szkolenie? Podzielcie się opiniami.
