Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Czego unikać w wezwaniach do zapłaty?

Istnieje kilka „kardynalnych” błędów popełnianych podczas przygotowywania wezwań do zapłaty. Najczęściej wezwanie do zapłaty sporządzane jest zbyt późno. Najskuteczniejsze jest wezwanie do zapłaty wysłane tuż po opóźnieniu. Nie należy także wysyłać wielu wezwań, gdyż nie zostaną one potraktowane poważnie. Ponadto lepiej unikać korzystania z form grzecznościowych typu:, „przepraszam, że niepokoję, ale…”, „bardzo proszę…”. Zwroty te lepiej zastąpić „suchym” opisem zaistniałych faktów i ich konsekwencji – nasza firma wywiązała się przecież z zobowiązań i nie ma za co „przepraszać”. Najlepiej najpierw wysłać przypomnienie, a jeżeli nie odniesie ono skutku to wezwanie ostateczne z informacją o terminie, po którym sprawa zostanie skierowana do sądu. Należy przy tym zachować rozsądny umiar – nie straszyć zbytnio kontrahenta, ale równocześnie konsekwentnie egzekwować należności.

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie powinno zostać opatrzone datą i miejscem, w którym zostało sporządzone oraz oznaczeniem zainteresowanych stron. Tytuł dokumentu nie powinien budzić wątpliwości, co do treści jakie zawiera, można zapisać najprościej: „wezwanie do zapłaty”. Dobrze jest przypomnieć nierzetelnemu kontrahentowi o jaki rodzaj należności chodzi, podać na jakiej podstawie powstała (np. w wyniku zawartej umowy), jej wysokość i naliczone za zwłokę odsetki ustawowe. Jak już zostało wspomniane w wezwaniu koniecznie należy zawrzeć ostateczny termin zapłaty, po upłynięciu którego sprawa trafi do sądu.