Umowa o świadczenie usług jest umową nienazwaną, do której w pierwszej kolejności należy stosować przepis Kodeksu cywilnego, mówiący o tym, że do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 k.c.). Zaprezentowany poniżej wzór umowy dotyczy świadczenia usług księgowych. W umowie należy zawrzeć następujące postanowienia: określenie stron umowy, oświadczenie biura rachunkowego o posiadanym ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej oraz posiadanych certyfikatach, wskazanie czasu trwania umowy przez określenie terminu rozpoczęcia współpracy i przyczyn oraz terminów dla rozwiązania umowy, wskazanie zakresu świadczonych usług i czynności, którą mają być dokonywane w ramach zawartej umowy, określenie ceny i sposobu (terminów) płatności za świadczone usługi.
Dodatkowo – warto w tego typu umowie – zawrzeć postanowienia odnośnie sposobu reprezentacji przed organami podatkowymi i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Ma to znaczenie w przypadku składania deklaracji podatkowych (np. pełnomocnictwo do składania w imieniu przedsiębiorcy deklaracji, także w formie elektronicznej), w przypadku kontroli podatkowej – gdyż z reguły w siedzibie biura księgowego zgromadzone są dokumenty księgowe podlegające kontroli przez inspektorów organów podatkowych. Ponadto, można wskazać osoby, które będą odpowiedzialne z kontakty pomiędzy biurem księgowym a przedsiębiorcą.
W moim przekonaniu warto w umowie uzgodnić sposób (formę, termin itp.) przekazywanie dokumentów pomiędzy stronami umowy – jest to ważne, gdyż uchybienie terminowi złożenia deklaracji skutkuje odpowiedzialnością biura rachunkowego, zaś dla złożenia deklaracji niezbędne jest posiadanie przez biuro kompletnej dokumentacji. Wskazanie terminów oraz określenie obowiązków stron umowy w tym zakresie pozwala na przejrzystość w kwestiach odpowiedzialności za ewentualne zaniedbania.
