Pierwsza faza dotyczy przygotowań. Najpierw należy zacząć od wyznaczenia celu, określenia miejsca i terminy zawodów sportowych, przewidzenia ilości zawodników itd. Tym samym wyklaruje się plan kosztów i potencjalnych źródeł wpływów oraz profil całej imprezy. Kiedy ustalimy główne priorytety, konieczne jest powołanie komitetu organizacyjnego oraz menedżera zespołu, którzy zajmą się przygotowaniem szczegółowej strategii imprezy z uwzględnieniem harmonogramu realizacji poszczególnych zadań. Konieczne jest także sporządzenie regulaminu.
W kolejnym kroku należy złożyć odpowiedni wiosek do lokalnej administracji publicznej z prośbą o pozwolenie na organizację imprezy sportowej. Następnie należy kontrolować proces otrzymywania poszczególnych zezwoleń, co warunkuje współpracę z policją, strażą pożarną, czy pogotowiem ratunkowym. Kiedy już organizator otrzyma zgodę na przeprowadzenie imprezy, konieczne okaże się wystosowanie oferty sponsorskiej do poszczególnych sponsorów. Zarezerwuj obiekt, potrzebne sprzęty, wynajmij catering, potrzebę powyższych uwzględnij w ofercie sponsorskiej, podobnie jak cele i ideę zawodów sportowych. Zadbaj o dobre kontakty z mediami, które wypromują wydarzenie – w tym celu zorganizuj konferencję prasową. Przygotuj zgłoszenia dla zawodników, zaproś ich do udziału w zawodach sportowych. Zatrudnij konferansjera imprezy, opracuj plan zabezpieczenia przedsięwzięcia oraz scenariusz imprezy (a w razie nagłych wydarzeń – plan awaryjny). Nie zapomnij o sanitariacie oraz opracowaniu metody rejestracji zawodników i gości. Teraz możesz przejść do fazy drugiej – przeprowadzania imprezy.
Przed rozpoczęciem imprezy przeprowadź recepcję VIP-ów w miejscu rozpoczęcia zawodów. Przygotuj zespoły i zawodników do rozpoczęcia zawodów przez ogłoszenie stanu gotowości. Otwórz imprezę, a następnie przeprowadzaj ją wedle ustalonego wcześniej scenariusza. Po zakończeniu zawodów zadbaj o bezpieczne opuszczanie miejsca imprezy przez przybyłych. Zorganizuj podsumowującą konferencję prasową.
W fazie zakończenia zadbaj o likwidację i ewentualny zwrot sprzętu wykorzystanego podczas imprezy. Zorganizuj sprzątanie miejsca, w którym odbyły się zawody, łącznie z demontażem materiałów promocyjnych i wszelkich dekoracji. Nie zapomnij o formalnościach jak sporządzenie sprawozdań sportowych, finansowych i organizacyjnych. Sporządź także rozliczenie końcowe imprezy. Oprócz kwestii materialnych, zadbaj o dobrą ocenę efektywności zawodów oraz o dobry wizerunek organizatora. W tym celu możesz zorganizować uroczysty bankiet dla zwycięzców i głównych gości.
Czy bierzecie udział w zawodach sportowych? Jaki punkt programu podoba Wam się najbardziej? Wyraźcie opinię w komentarzu.
