Dobrze pamiętać, że bardzo ważne jest pierwsze wrażenie, szczególnie, gdy rozmawiamy z obcą osobą lub telefon odbierze ktoś z rodziny naszego znajomego. Oczywiście dialog powinien zacząć się od przywitania. Wiele osób woli wiedzieć z kim rozmawia, dlatego zrobimy lepsze wrażenie, jeśli przedstawimy się. Gdy telefon odbierze osoba z firmy, w której pracuje nasz rozmówca lub ktoś z jego rodziny, możemy też powiedzieć w jakiej sprawie telefonujemy. Savoir – vivre odradza żądania, aby przekazać komuś słuchawkę, taki sam skutek można osiągnąć pytając, czy można rozmawiać z konkretną osobą.
Sam dialog również jest sztuką. Przede wszystkim dopuśćmy do głosu. Jeśli nie rozumiemy słów mówiącego, poprośmy o ich powtórzenie. Miłe wrażenie pozostawia podziękowanie za udzielone informacje, za pomoc lub jej chęć. Nie zapomnijmy też o pożegnaniu.
Jeśli ktoś odbierze telefon, powinien postarać się wysłuchać dzwoniącego i nie przerywać mu. Jeśli nie możemy pomóc, ale wiemy, że ktoś inny jest w stanie, powinniśmy przekserować rozmowę lub przekazać słuchawkę. Osoba telefonująca nie powinna zbyt długo czekać, więc dobrze uprzedzić np. że poszukiwanie informacji może potrwać lub zaproponować zwrotny telefon.
Nietaktem jest równoczesne prowadzenie dyskusji z ludźmi wokół. Sprawia wrażenie, że problem rozmówcy po drugiej stronie nie jest zbyt istotny lub, że dzwoni on „nie w porę”.
O której godzinie wypada dzwonić? To zależy od stopnia znajomości i od zwyczajów, panujących w domu, do którego telefonujemy. Absolutnie bez ważnego powodu nie dzwoni się w porze obiadu i po godzinie 22.00. Jeśli nie znamy kogoś albo jest to daleki znajomy, możemy rozmawiać pomiędzy 9.00 a 19.00. Dla bliższych kolegów ten czas wydłuża się do godziny 21.00, a dla przyjaciół do 22.00.
Skracać rozmowę czy pozwolić sobie na dłuższą konwersację? To zależy od czasu i charakteru ludzi, z którymi planujemy rozmowę oraz, co jest bardzo istotne, od zwyczajów panujących w jego domu. Relacje, jakie łączą kogoś z rozmówcą, oczywiście też są ważne. Ogólnie nie narzucajmy się, gdy ktoś nie lubi długich dyskusji lub nie jest zbyt towarzyski.
Co myślicie o zasadach savoir-vivre w tym względzie? Kierujecie się etykietą podczas rozmów telefonicznych?