Pracownik, związany prawnymi konsekwencjami w chwili niedopatrzeń, będzie znacznie ostrożniejszy i bardziej uważny przy pracy z gotówką. Nie pozwoli osobom trzecim na poruszanie się w obrębie kasy, nie pozostawi jej otwartej. Innymi słowy będzie się pilnował znacznie bardziej niż gdyby nie wiązała go odpowiedzialność materialna.
Środki pieniężne znajdujące się w kasie, tak jak pozostałe składniki majątku obrotowego w firmie podlegają okresowej inwentaryzacji, w wyniku której mogą zostać ujawnione niedobory (manko) lub nadwyżki (superata) środków. W przeważającej większości rozliczenie ma system dzienny, tak więc ujawnienie nieprawidłowości następuję praktycznie natychmiast. Zgodnie z podpisaną umową o pracę, osoba, której powierzono prowadzenie kasy (zwana dalej kasjerem) odpowiedzialna jest za stan gotówki w kasie i prawidłowość przeprowadzanych operacji kasowych.
Zanim stworzymy umowę odpowiedzialności materialnej, powinniśmy stworzyć niebudzące wątpliwości warunki pracy. Jeśli istnieje taka możliwość, kasjerzy powinni posiadać osobne kasetki z gotówką, osobne hasła dostępu do programów rozliczających, nieznane nikomu poza nimi i administratorem. Sposób przekazywania gotówki powinien być jasno określony wewnętrznym regulaminem. Zabezpieczenie stanowiska pracy pozwoli na uniknięcie niedomówień, w chwili kiedy coś się wydarzy. Warto zapoznać się z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 129, poz. 858 ze zm.).
Odpowiedzialność materialna za powierzone mienie to szczególny rodzaj odpowiedzialności pracowniczej uregulowany w art. 124-127 Kodeksu pracy. Odpowiedzialność ta dotyczy pracowników, którym powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu. Powierzając gotówkę kasjerowi, mamy jako pracodawca obowiązek udokumentowania tego faktu. Jeśli nie będzie możliwym stwierdzenie, jaką kwotę kasjer przed rozpoczęciem pracy otrzymał, pomimo przyjęcia przez niego odpowiedzialności, w przypadku powstanie niedoboru, dochodzenie odszkodowania będzie bardzo utrudnione. Warto stworzyć wewnętrzną formatkę, na której pracownicy będą mogli wpisywać daty, godziny, przejęte kwoty. Daty zakończenia pracy, ewentualne manka lub superaty. Koniecznymi są także odpowiednio częste inwentaryzacje. Powinny mieć miejsce przy każdej zmianie kasjera, w sytuacji losowej, (takiej jak kradzież czy pożar), oraz na każde życzenie kierownika. Inwentaryzacji dokonuje zespół spisowy, podliczając środki pieniężne, stwierdzając niedobory lub nadwyżki. Dokument w dwóch kopiach, z których jedna przekazana zostaje pracodawcy, druga pracownikowi.
Częsta praktyka w firmach, zwłaszcza w bankach dopuszcza pewne udogodnienia da pracowników. Zanim zdążą oni wpaść w panikę z powodu manka czy superaty (która wbrew pozorom jest znacznie dla kasjera gorsza) dopuszcza się sprawdzenie całodziennego obrotu z przełożonym, w celu wykrycia pomyłki. W sytuacji drobnych kwoty, nawet nie powiadamia się pracodawcy o ich braku, uzupełniając je od razu. W chwili kiedy brak dotyczy większej kwoty, należy przeprowadzić postępowanie, wykluczające kradzież. Nieumyślne spowodowanie braku kasowego, w wyniku błędu może zostać pokryte przez pracownika do wysokości ustalonej w umowie, lub regulowanej przepisami prawa. W ratach lub jednorazowo. Ważnym jest stwierdzenie czy niedobór był zawinionym, czy niezawinionym.
W kwestiach spornych, konieczne będzie dochodzenie praw obu stron w sądzie. Wzór umowy odpowiedzialności materialnej przedstawiony został w osobnym artykule, podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540, rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne – Dz.U. Nr 129, poz. 858; ost.zm. Dz.U. z 2000 r. Nr 17, poz. 221
Czy informacje zawarte w tekście okazały się pomocne? Zapraszam do komentowania.
