Najpierw należy wybrać odpowiednie miejsce na przebieg wieczoru autorskiego. Musi to być miejsce, którego posiada odpowiedni klimat do tego typu wydarzeń oraz zbiera ludzi zainteresowanych kulturą. Miłośnicy kultury z pewnością zainteresują się takim wydarzeniem, ponieważ sami ich zwykle wypatrują. Trzeba jednak pamiętać, że informacja powinna dotrzeć do szerszych kręgów. Jeśli autor jest lokalnie rozpoznawalny, to pół biedy. W momencie, kiedy decydujemy się na organizację wieczorku autorskiego autora z drugiej części Polski, należy wcześniej za pośrednictwem mediów (patronów medialnych wydarzenia) zapoznać mieszkańców danego miasta z postacią autora oraz jego twórczością artystyczną.
Informacja medialna powinna być odpowiednio wcześniej emitowana oraz często powtarzana. Należy także zadbać o materiały drukowane – jak plakaty i ulotki. Miejsce ich ekspozycji powinno zależeć od odbiorcy, do którego skierowana jest oferta. Jeżeli organizujemy spotkanie z autorem bajek dla dzieci, z informacją należy dotrzeć głównie do szkół podstawowych i przedszkoli. Jeżeli zapraszamy pisarza, który jest „czytany” przez naszych dziadków, odwiedźmy Uniwersytet Trzeciego Wieku czy lokalne kościoły parafialne. Możemy także podjąć współpracę z Miejskim Ośrodkiem Kultury oraz innymi instytucjami kulturalnymi czy stowarzyszeniami działającymi w mieście.
Zadbajmy o zaproszenie władz miasta i wszelkich organów decyzyjnych, których obecność powinna uświetnić wieczorek autorski. Najlepiej wysłać im zaproszenia drogą pocztową.
Szersze kręgi możesz zaprosić za pośrednictwem portali społecznościowych. Utwórz profil wydarzenia na facebooku. Przedstaw sylwetkę autora, zapoznaj odbiorców z jego działalnością. Zaproś ich na wydarzenie podkreślając jego wartość artystyczną. Dodatkowym wabikiem może być delikatne zasugerowanie poczęstunku dla przybyłych gości.
Zadbaj także o samopoczucie artysty. Dopytaj, czy miejsce spotkania dysponuje odpowiednim sprzętem muzycznym, nagłaśniającym, oświetleniowym. Zastanów się, jaka osoba będzie najodpowiedniejsza do prowadzenia spotkania. Niech przemyśli jakość zadanych pytań. Nie mogą być zbyt banalne, a jednocześnie powinny silnie nawiązywać do twórczości autora.
Czy bierzecie udział w spotkaniach autorskich? Które do tej pory podobało Wam się najbardziej i dlaczego? Wyraźcie opinię w komentarzu!